Funktionsbeskrivning: Enhetsgrupper för BOOK-IT 

Övergripande beskrivning

I grunddatafönstret Enhetsgrupper har du möjlighet att skapa enhetsgrupper för att effektivisera vissa rutiner i BOOK-IT eller för att gruppera enheter i Arena. Dessa inställningar är oberoende av varandra, den ena avser endast BOOK-IT och den andra endast Arena.

BOOK-IT-klient:
I BOOOK-IT-installationer där en och samma konto-organisation innefattar bibliotek i olika kommuner eller med olika huvudmän är det klokt att gruppera enheter, framförallt för att lättare få ut statistik för alla enheter i en enhetsgrupp.
Användare kan sedan också knytas till en enhetsgrupp vilket innebär att i de flesta fönster där det finns listrutor för enheter visas endast enheter i den egna enhetsgruppen, t.ex. i Mängd exemplar, Mängd reservationer, Generera krav, Nya/Tidigare utskrifter, Fjärrlån och Statistik.

Under Arkiv | Byt cirkulationsställe kan du enkelt byta från den förvalda enhetsgruppen till en annan – eller till ingen enhetsgrupp om du önskar ha tillgång till andra/alla enheter. Alternativt om din användare inte är knuten till en enhetsgrupp så byter du här till en, t.ex. om du önskar arbeta med till exempel statistik på enhetsgruppsnivå.

Observera att det går utmärkt att ha enheter i flera olika grupper för BOOK-IT-klienten; kanske vill du ha en gruppindelning för statistik och en annan för kravgenerering.

Funktioner

Administration | Grunddata | Allmänt | Enhetsgrupper.
Samma fönster används både för enhetsgrupper för personaldelen och för Arena. Fönstret kan ställas in att visa alla enhetsgrupper eller filtreras per typ.

Administration | Användare
När du skapat enhetsgrupper för BOOK-IT-klient så kan användare knytas till dessa.

Arkiv | Byt cirkulationsställe
Här byter du till en enhetsgrupp eller till ingen. 

Förberedelser

Öppna fönstret Administration | Grunddata | Allmänt | Enhetsgrupper för att skapa önskade enhetsgrupper.

Välj Kontoorganisation i listrutan.
Välj Enhetsgruppstyp för BOOK-IT-klient i listrutan.
Klicka på Lägg till.
Ange namn och beskrivning på gruppen.
Ange sorteringsordning, d.v.s. i vilken ordning grupperna ska visas.
Klicka på OK. 

I delfönstret Enhet markerar du respektive enhet som ska ingå i gruppen och klickar på vänsterpil, alternativt dubbelklickar på aktuella enheter.

Administration | Användare
Här kan du knyta BOOK-IT-användare till enhetsgrupper. Också Enhet och Cirkulationsställe måste väljas.

Tips och goda råd

Tidigare utskrifter
Om du har valt att skriva ut utskrifter för en enhetsgrupp, så går det ändå att få fram utskrifterna per enhet under respektive flik i Tidigare utskrifter.

Nya utskrifter
Utskrift av Plocklapp/Plocklista erbjuder möjligheten att skriva ut plocklista över reservationer för den egna enhetsgruppen.

Expertsök
Om användaren är knuten till enhetsgrupp visas endast den egna enhetsgruppens enheter under filterinställning för Avdelning och andra inställningar som erbjuder val av enheter. Men sökning på konto-organisations-, enhets eller  avdelningskod ger träff på bestånd oberoende av enhetsgrupp.

Årsstatistik
Under administration | Årsstatistik visas alla enhetsgrupper. Vid generering av årsstatistiken kan du välja generering för en enhetsgrupp i taget, utan särredovisning så statistiken summeras per enhetsgrupp.
Observera att när genereringen för en enhetsgrupp är klar så kan du generera årsstatistik för en annan enhetsgrupp, eller för "Inget val gjort" i listrutan för enhetsgrupp.

Under menyvalet Administration | Årsstatistik | Visa får du sedan fram respektive Excel-ark. Vid en ny generering för respektive valmöjlighet i listrutan för Enhetsgrupp försvinner resultatet av den tidigare genereringen.