Anslagsuppföljning


I denna rutin kan du följa belastningen av ett anslag från planerad beställning via beställning och leverans. Här kan du också justera ett anslag genom att lägga till eller ta bort belopp. Gör så här för att komma dit:

1. Välj Inköp i huvudmenyn
2. Välj Anslagsuppföljning...
eller
1. Klicka på ikonen för Inköp | Anslagsuppföljning i verktygsfältet.

Sök fram önskat anslag genom att skriva in namnet på anslaget (till exempel BABV01) och år (ÅÅÅÅ) och klicka på Sök. Du kan totaltrunkera med * om du vill söka fram samtliga anslag för ett angivet år. Trunkering kan också göras efter en eller flera bokstäver i anslagskoden. Årtal måste alltid anges för att sökning ska vara möjlig. Som förvalt värde anges innevarande år.

Det framsökta anslaget presenteras i en så kallad multilista, där du får en överblick över anslagets status.

I spalten Beställt ser du vilket belopp de uteliggande beställningarna kommer att belasta anslaget med. I spalten Levererat visas det som är ankomstregistrerat.

I spalten Justerat ser du de belopp som är manuellt justerade; beloppen kan vara både positiva och negativa.

Under Totalt får du en sammanräkning av hur mycket anslaget är belastat hittills. Totalbeloppet innefattar alltså uteliggande beställningar, levererade och justerade belopp.

Under Budgeterat ser du hur stort anslaget är.

Spalten Varning informerar om när till exempel 90% av anslaget är förbrukat, om det finns en procentsats inlagd vid vilken en sådan varning ska aktiveras. Denna procentsats anger du i fönstret Administration | Grunddata | Förvärv | Anslag.

Under Planerat visas belopp för de preliminära beställningar som endast finns i beställningsunderlag. Skapade order kommer att synas i spalten Beställt (och givetvis även verkställda order).

Om du vill se vilka titlar som ligger som planerade beställningar markerar du önskat anslag och klickar på Planerade... Du får då upp ett egenskapsfönster med information om artikelnummer, författare, titel, antal beställda exemplar samt totalbelopp för beställningen. Samma egenskapsfönster öppnas om du istället markerar önskat anslag och klickar på höger musknapp. Detta är endast ett informationsfönster, och du kan inte göra några ändringar av din beställning här. För att stänga det klickar du någonstans utanför egenskapsfönstret.

Om du vill justera anslaget klickar du på Justeringar..., vilket öppnar fönstret Justeringar. Här skapar du en justering av anslaget genom att välja Lägg till..., vilket i sin tur öppnar dialogrutan Lägg till justering. Du fyller i önskat belopp i fältet Belopp. Beloppet kan vara positivt eller negativt, exv 150 om du vill belasta anslaget med ytterligare 150 kronor eller -150 om du har fått 150 kronor i kredit.

Om du vill se vilka titlar som belastar de olika anslagen som prenumerationer klickar du på Pren. I fönstret Anslagsuppföljning | Prenumeration visas antal prenumerationer på respektive titel, beställningssumma samt summa för fakturerade belopp.

Markera kryssrutan Förskott om justeringen är en förskottsinbetalning, det vill säga om du betalar in en summa som redan nu belastar anslaget men som du har tillgodo vid ett senare tillfälle.

I fältet Beskrivning skriver du in orsaken till justeringen. Fältet är inte obligatoriskt, men mycket användbart om du i ett senare skede vill kontrollera de justeringar som har gjorts.

När du är klar trycker du OK och återvänder därmed till fönstret Justeringar.

Du kan ändra eller ta bort en tidigare gjord justering genom att markera önskad rad och trycka Ändra eller Ta bort.

Ändra öppnar dialogrutan Ändra justering (vilken innehåller samma fält som dialogrutan Lägg till justering) medan Ta bort tar bort den markerade raden direkt.