Listor

Fönstret Listor är ett hjälpmedel för att skapa, publicera och underhålla information om större eller mindre delar av bibliotekets bestånd. Normalt görs listorna för presentation i Arena, men du kan också använda de färdiga listorna som underlag för utskrifter eller lagrade filer som redigeras i din dator.

En förutsättning för alla listor är att de knyts till en kategori, en listgrupp. Vid leverans av systemet ingår grupperna Annat, Nyhetslistor och Topplistor, men du kan själv fritt skapa egna grupper. Bibliotekets och låntagarnas behov bestämmer vilka och hur många grupper som behövs. Listgrupperna hanteras i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Listgrupper.

Gör så här för att komma till fönstret Listor:

1. Välj Katalog i huvudmenyn
2. Välj Listor...


Skapa listor

Du kan arbeta med kvalifikatorer, booleska operatorer och alla andra söktekniker som används i Expertsök, förutom indexsökning och sökning på etikettnummer.

Begränsande inställningar i fönstrets vänstra del kan också användas. Men om du inte skall skapa en topplista eller en nyhetslista och samtidigt begränsa dig till avdelning och/eller placering rekommenderar vi att du använder fältet Sökfråga för att skapa hela sökfrågan. Med Inställningar försvåras möjligheterna att se över och uppdatera listorna i efterhand.

Gör så här för att skapa en lista:

Välj fliken Sökning och ange ett lämpligt namn på listan. Knyt sedan listan till en av de tillgängliga listgrupperna samt en av de tillgängliga listtyperna. Beteckningarna för de olika listgrupperna skall betraktas bara som ett sätt att gruppera dina listor. Innehållet i listan påverkas inte av ditt val av listgrupp.

Annorlunda förhåller det sig med listtyperna:

Dynamisk lista. Välj dynamisk lista om du vill att det sökvillkor du tänker utnyttja skall återanvändas varje gång en sida med listan laddas i Arena. En dynamisk lista innebär alltså listans innehåll alltid är aktuellt, mot bakgrund av inte endast gallringar utan även nyförvärv på området.

Nyförvärv. Välj detta alternativ om du vill skapa en samlad lista över alla nyförvärv under en viss period. Observera: om sökvillkoret skall innehålla begränsning på avdelning och/eller placering måste du ange de uppgifterna under Inställningar.

Nyförvärv, nya media. Välj detta alternativ om du vill skapa en samlad lista över nyförvärven - där kryssrutan Nyutgiven har varit ibockad vid nylokalisering - under en viss period. Observera: om sökvillkoret skall innehålla begränsning på avdelning och/eller placering måste du ange de uppgifterna under Inställningar.

Nyförvärv, beställda Detta alternativ ger dig möjlighet att skapa en samlad lista löver alla titlar som är beställda under en viss period, men ännu ej ankomna och lokaliserade. Observera: om sökvillkoret skall innehålla begränsning på avdelning och/eller placering måste du ange de uppgifterna under Inställningar. Listan sorteras i fallande ordning efter beställningsdatum. Om man filtrerar på en viss enhet så är det den enhetens första beställningsdatum som gäller.
Om man inte filtrerar på en viss enhet så får man bara med beställningar på titlar som inte har ett enda lokaliserat exemplar.

De tre nyförvärvslistorna kan skapas i följande två varianter:
- En statisk nyförvärvslista som t ex innehåller "förra årets inköpta deckare". Vill du skapa en sådan lista fast topplista ska du ange ett tidsintervall i inmatningfälten Från och Till. Årtalet ska anges i formatet ÅÅÅÅMMDD
- En dynamisk nyförvärvslista som innehåller titlar som ankomstregistrerats eller beställts under det senaste antal dagar som du anger i inmatningsfältet Antal dagar. Observera att listtypen ska vara Nyförvärv, Nyförvärv, nyutgiven eller Nyförvärv, beställda även nu. Denna lista ska sedan läggas om för omgenerering i Automatiserade jobb så ofta som önskas, med fördel varje natt för att hålla den dynamisk. Mer information om denna typ av lista finns i funktionsbeskrivningen Dynamiska topplistor.


Topplista. Välj Topplista om du vill skapa en ordnad lista med avseende på antalet utlån under en viss period. Observera: om sökvillkoret skall innehålla begränsning på avdelning och/eller placering måste du ange de uppgifterna under Inställningar.

Det finns två varianter på listtypen Topplista:
- En statisk topplista som t ex innehåller "förra årets mest utlånade romaner". Vill du skapa en sådan lista fast topplista ska du ange ett tidsintervall i inmatningfälten Från och Till. Årtalet ska anges i formatet ÅÅÅÅMMDD
- En dynamisk topplista som innehåller titlar som har den högsta utlåningsfrekvensen under det senaste antal dagar som du anger i inmatningsfältet Antal dagar. Observera att listtypen ska vara Topplista vilken variant du än arbetar med. Denna lista ska sedan läggas om för omgenerering i Automatiserade jobb så ofta som önskas, med fördel varje natt för att hålla den dynamisk. Mer information om denna typ av lista finns i funktionsbeskrivningen Dynamiska topplistor.

Topplista mest reserverade. Välj Topplista mest reserverade om du vill skapa en ordnad lista med avseende på antalet reservationer under en viss period. Observera: om sökvillkoret skall innehålla begränsning på avdelning och/eller placering måste du ange de uppgifterna under Inställningar.

Det finns två varianter på listtypen Topplista mest reserverade
- En statisk topplista som t ex innehåller "förra årets mestreserverade romaner". Vill du skapa en sådan lista fast topplista ska du ange ett tidsintervall i inmatningfälten Från och Till. Årtalet ska anges i formatet ÅÅÅÅMMDD
- En dynamisk topplista som innehåller titlar som har den högsta reservationsfrekvensen under det senaste antal dagar som du anger i inmatningsfältet Antal dagar. Observera att listtypen ska vara Topplista mest reserverade vilken variant du än arbetar med. Denna lista ska sedan läggas om för omgenerering i Automatiserade jobb så ofta som önskas, med fördel varje natt för att hålla den dynamisk. Mer information om denna typ av lista finns i funktionsbeskrivningen Dynamiska topplistor.

Observera att om en katalogpost gallras så kommer inte titeln med på topplista.

Övrigt. Välj denna kategori om din lista inte kan eller bör inordnas under någon av de ovanstående.
 

När du valt listtyp kan du antingen välja att ange en sökfråga i fältet Sökfråga och klicka sedan på Sök.Du kan också välja en inställning i vänsterkanten (t ex en viss medietyp) istället för att ställa en 

Exempel på statisk topplista över de 10 mest utlånade deckarna på Huvudbibliotekets vuxenavdelning under juni 2016:

Fliken Träfflista presenterar de aktuella titlarna. Använd inte knappen Ta bort i detta fönster, utan om du vill ta bort irrelevanta träffar gör du det istället i fliken Listor. (Men tänk på att sådana borttag inte ger någon effekt på listor av typen Dynamisk eftersom det görs en ny sökning varje gång listan laddas) Kolumnen Fjärrlån redovisar eventuella förekomster av poster med anknytning till modulen Fjärrlån i resultatet.

Klicka på Skapa lista... för att arbete vidare med underlaget. Du skickas nu till fliken Listor.

Fliken Listor presenterar, inom de respektive listgrupperna, de listor som lagrats i systemet sedan tidigare men redovisar i detta läge innehållet i och egenskaperna hos just den lista du arbetar med.

Efter listans namn finns en ruta som med ledtexten Listid. Detta används för att publicera listan i Axiell Arena. Se Arenahjälpen (öppnas i ny flik) för mer information om dynamiska listor i Arena.

Kommentar och Publicera används ej.

Du måste också klicka på Uppdatera om du gjort andra ändringar under arbetets gång och av något skäl vill kontrollera eller ändra villkoren för en annan lista.

Kolumnen Antal utlån används bara för listor som knutits till listtypen Topplista. För övriga listor anges alltid värdet 0, oavsett om de aktuella titlarna lånats ut eller ej.

Klicka på Skriv ut om du vill skriva ut eller skicka markerade titlar i listan. En dialogruta öppnas där du får möjlighet att välja visningsformat innan du verkställer utskriften/utskicket. Här skall du också välja att markera någon av radioknapparna Utskrift och E-post. 

Om du vill skapa en kommentar till den lista som skall skrivas ut eller skickas markerar du kryssrutan Kommentar. När du klickar på OK öppnas en ruta där du t ex kan skriva en rubrik till din lista. Om du har valt E-post anger du därefter aktuell e-postadress.

Om du vill skriva ut eller skicka hela träfflistan ska du se till att ingen post är markerad. Om en post är markerad avmarkerar du den genom att hålla nere Ctrl och samtidigt klicka med vänster musknapp.

Om du vill lagra listans innehåll på din dator skall du utgå ifrån fliken Träfflista och sedan välja Arkiv - Spara... För att redigera innehållet öppnar du därefter listan i ett lämpligt program. Vi rekommenderar Microsoft Excel eller motsvarande. Att lagra listan som en fil, via fliken Träfflista, kan bara göras i samband med att du skapar din lista - och inte i efterhand.

Klicka på Spara eller OK för att spara din lista.


Administrera listor

Välj fliken Listor för att kontrollera och/eller ändra i befintliga listor i databasen.

Hanteringen av listor sker per kontoorganisation. Endast "dina" listor och "dina" listgrupper visas i fönstret. Således måste du tänka på hur du loggar in om du vill se över eller ändra listor med anknytning till eventuella andra kontoorganisationer i systemet.

Välj först aktuell listgrupp och sedan den lista du vill kontrollera eller förändra.

Du kan i princip fritt ändra uppgifterna om din lista med avseende på namn, listgrupp, kommentarer och de titlar som skall ingå i sammanställningen.

Listtyp och sökvillkor kan ej ändras i efterhand.

Efter listans namn finns en ruta som med ledtexten Listid. Detta används för att publicera listan i Axiell Arena. Se Arenahjälpen (öppnas i ny flik) för mer information om dynamiska listor i Arena.

Klicka på Uppdatera sedan du gjort de önskade ändringarna av den aktuella listan innan du kontrollerar eller justerar villkoren för en annan lista.

Om du helt vill ta bort en lista, markera listan och klicka på Ta bort.

Observera att systemet bara redovisar vilka titlar som ingår i en lista om listan inte knutits till listtypen Dynamisk. Om du behöver ta fram det aktuella innehållet i en dynamisk lista får du titta på listan i Arena eller utföra sökning i Expertsök med hjälp av det sökvillkor (i fältet Sökfilter) som legat till grund för listan.

Du lagrar dina ändringar i listor genom att klicka på Spara eller OK.