Avvisade katalogposter

Vissa poster som du importerar till systemet kan komma att avvisas enligt nedanstående kriterier. Du har själv möjlighet att i fönstret Avvisade katalogposter välja vilka poster som du vill lägga till, ersätta eller byta ut i databasen. Fönstret hanterar både poster som importerats "manuellt" och om poster som kommit in via någon automatiserad rutin som exempelvis Bibliografisk service eller LIBRIS batchimport. 

Först kontrollerar systemet om det finns någon post med samma ISBN- och titelnummer, och om så inte är fallet landar posten i katalogdatabasen. (Kontrollerna med avseende på ISBN och titelnummer regleras i fönstret Grunddata|Katalog|Importregler men vi rekommenderar att du inte ändrar regelverket på egen hand utan kontaktar Axiell Support först.)


Om det i databasen redan finns en post som har samma ISBN- eller titelnummer som den importerade posten jämförs även postleverantören. Postleverantörer kan vara BOOK-IT (lokal post), BURK  eller LIBRIS. Har posten samma ISBN-nummer men olika postleverantörer kommer posten att hamna i Avvisade katalogposter. Detta syftar till att förhindra att oönskade dubbletter lagras i systemet.

Om den importerade posten innehåller flera ISBN jämförs alla ISBN mot ISBN i den existerande posten och vice versa.


Om postleverantör och titelnummer för en importerad post stämmer överens med en post som finns i databasen, kontrolleras om de s k oskyddade fälten* är ändrade lokalt. Är de oskyddade fälten inte ändrade, ersätts den befintliga posten av den nya. Är de oskyddade fälten ändrade hamnar posten i Avvisade katalogposter.

Skydd av fält administreras i grunddatafönstret MARC-format, beskrivning

Oavsett hur de oskyddade fälten hanterats påverkas aldrig information i de skyddade eller lokala fälten* av de löpande importerna.


Schema över flödet vid import. (öppnas i nytt fönster)


Hantering av avvisade poster

För att avgöra hur du vill behandla de avvisade posterna, gör så här:

Välj Katalog i huvudmenyn
Välj Avvisade katalogposter...

I fönstret som öppnas ser du i fliken Översikt de poster som har avvisats. Katalogposterna presenteras i omvänd kronologisk ordning, med den senast avvisade posten först. Du avgör nu om du vill lägga till den nya posten och samtidigt behålla den existerande, ersätta den existerande posten med den nya eller behålla den existerande. Du gör detta med knapparna Lägg till, Ersätt eller Behåll.

Kolumnerna Importmetod och Avvisningsorsak ger dig mer infomation om de poster som ingår i fönstret.

Följande importmetoder förekommer:

Direktimport = manuell import, vanligtvis med hjälp av knappen Importera i BURK-sök.
LIBRIS-import = automatiserad import av LIBRIS-poster via LIBRIS Batchimport.
Bibliografisk service
Filimport
OAI-import


Om importmetoden eller avvisningsorsaken Okänd förekommer hänvisar den till poster som ingått i fönstret före uppgraderingen till den aktuella versionen av BOOK-IT.

Tre avvisningsorsaker kan uppträda. Lok. ändring, typ 1 och Lok. ändring, typ 2 anger båda att det i de aktuella posterna finns justeringar i de oskyddade fälten. Se ovan.

Lok. ändring, typ 2 är mycket sällsynt och relevant bara för databaser som innehåller konverterade poster från andra system än BTJ 2000 i vilka hänvisningar finns till ursprungliga titelnummer i den gamla basen.

Samma ISBN anger att den nyimporterade posten har likalydande ISBN men annan postleverantör än den befintliga katalogosten.

Fliken Översikt innehåller också en möjlighet att filtrera redovisningen med avseende på de olika importmetoderna respektive avvisningsorsakerna. Men observera att listrutan Avvisningsorsak även innehåller alternativen Import, typ 1 - typ 4. De senare skall över huvud taget inte beaktas utan hänvisar helt enkelt till bearbetningar vid import som inte har med avvisning att göra. En filtrering på dessa typer ger aldrig något resultat i fönstret.

Markera en eller flera av posterna och klicka sedan på fliken Detalj för att, parvis, kunna studera egenskaperna hos och skillnaderna mellan en befintlig och en importerad post. 

Färgmarkeringarna i MARC-fälten betyder följande:

Gult: Värdet skiljer sig åt mellan de två posterna
Brunt: Värde finns i detta fält i den existerande posten men inte i den importerade/avvisade.
Blått: Värde finns i detta fält i den importerade/avvisade posten men inte i den existerande.

Information i den importerade posten som skiljer sig från den befintliga markeras med asterisker.

Observera att systemet markerar alla skillnader i de gulmarkerade fälten, inte bara dem som legat till underlag för avvisningen, t ex ändringar i oskyddade fält!


Skillnader som endast består i varierande bruk av stora och små bokstäver samt något extra mellanslag i någon av posterna markeras också på samma sätt. Sådana variationer kan uppträda framför allt i fält 008 och du behöver normalt aldrig ta hänsyn till dem.

Lägga till en avvisad post


Vill du lägga till den avvisade posten klickar du på Lägg till i den nedre knappraden (efter ledtexten Post:).

Posten kommer att ligga jämte de övriga i basen. Observera dock att det inte kan förekomma två poster från samma postleverantör med samma titelnummer (fält 001) i basen.

Klicka på Spara eller OK för att bekräfta justeringarna.


Behålla en existerande post

Klicka på Behåll om du utan vidare vill bortse ifrån den importerade posten och således välja den existerande posten också i fortsättningen.

Eller: Komplettera vid behov den existerande posten genom att markera den rad du önskar i den importerade posten och klicka på knappen Lägg till i fältgruppen Till existerande

 

Raden flyttas från den importerade posten till den existerande. Observera att detta kan innebära att du får flera rader med samma fältkod.

Du kan också byta ut innehållet i ett fält i den existerande posten genom att markera aktuella rader i båda posterna och sedan klicka på Byt ut. Fältets innehåll ersätts med information från den importerade posten.

Om man jobbar med upprepningsbara fält kan man bara lägga till fält med plus-symbolen. Endast ett enda fält får då vara markerat, bara på den sidan från vilken man ska flytta från. Inget fält får vara markerat på den "mottagande" sidan.

Om man jobbar med icke upprepningsbara fält kan man bara jobba med knappen Byt ut och då måste båda fälten vara markerade. 

Klicka på Behåll när du har gjort de justeringar du önskar. Klicka på Spara eller OK.


Ersätta en existerande post med importerad

Klicka på knappen Ersätt om du vill ersätta den existerande posten med den importerade.

Eller: Komplettera vid behov den importerade posten genom att markera den rad du önskar i den existerade posten och klicka på knappen Lägg till i fältgruppen Till importerad
 



Raden flyttas från den existerande posten till den importerade. Observera att detta kan innebära att du får flera rader med samma fältkod.

Om man jobbar med upprepningsbara fält kan man bara lägga till fält med plus-symbolen. Endast ett enda fält får då vara markerat, bara på den sidan från vilken man ska flytta från. Inget fält får vara markerat på den "mottagande" sidan.

Om man jobbar med icke upprepningsbara fält kan man bara jobba med knappen Byt ut och då måste båda fälten vara markerade. 

Eventuell information i den skyddade fälten i den existerande posten påverkas ej. Inte heller ersätts katalogposttyp i den existerande posten.

Klicka på Spara eller OK för att bekräfta justeringarna.

 

*Skyddade fält

Skyddade fält vid leverans av systemet med formatet BTJMARC1 är 596, 655, 690, 691 och 695, och med MARC21 596, 653 och 691. Övriga fält räknas som oskyddade men kan skyddas i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|MARC-format, beskrivning