Back

Utlån - låna ut


 

Låna ut 

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

När du har sökt och funnit önskad låntagare kommer du till fönstret Utlån - Låntagare. I den övre delen av fönstret, grupprutan Låntagarinformation kan du se antal pågående och förfallna lån, senaste lånedatum, ev skuldbelopp, låntagarkategori, ev låntagargrupp, åldersgrupp samt låntagarid. (Om du vill att en åldersgrupp ska skrivas ut med röd text i utlånsfönstret ska du markera kryssrutan Visa varning i grunddatafönstret Åldersgrupper.) Om pinkod saknas visas detta med röd text. Om det finns ett meddelande på låntagaren ( i fliken Signaler) så visas texten Meddelande finns i rött.
I den nedre delen av fönstret, grupprutan Transaktioner, registrerar du utlånet.

Trafikljuset längst upp till vänster i fönstret kan signalera rött, gult eller grönt. Gul signal kan t ex innebära att låntagaren har ett meddelande inlagt, eller att krav har skickats ut. Röd signal kan t ex innebära att låntagaren har en skuld som överstiger ett visst belopp eller att räkning har skickats ut. Vad signalnivåerna exakt ska betyda bestäms av respektive bibliotek i cirkulationsparametrarna Signaler, avgiftsgräns för gul/röd signal, Signaler, kravsteg samt Stoppstyrning vid röd signal.

Vid gul eller röd signal kanske du före utlånet vill titta närmare på låntagarinformationen genom att klicka på Låntagare...  Då visas fönstret Låntagarinformation med fliken Signaler öppen. (Om ingen signal finns kommer du till fliken Böcker hemma.) När du har tittat på och eventuellt åtgärdat någon av signalerna återgår du till utlåningsfönstret genom att klicka OK. Det går inte att öppna  ytterligare ett utlåningsfönster genom att klicka på Utlån... , utan du måste stänga låntagarinformationen för att komma tillbaka till fönstret Utlån igen.

Varken gul eller röd signal hindrar i praktiken utlån i personaldelen, utan varje bibliotek skapar sin egen policy om när utlån ska få ske. Det är alltså helt upp till personalen att godkänna utlån eller inte. Om Cirkulationsparametern Stoppstyrning vid röd signal är aktiverad så visas en varning om att låntagaren har röd signal (i Arena och BOOK-IT PUB stoppas låntagaren).

Gör så här för att låna ut böcker:

1. Läs in exemplarets etikett i fältet Etikettnr med scanner.
eller
1. Knappa in etikettnumret manuellt.
2. Klicka på Låna eller tryck Retur.

För varje inläst exemplar får du en bekräftelse i form av en rad som visar huvuduppslag, förfallodatum och etikettnummer.

Om ett exemplar har flera etiketter spelar det ingen roll vilken av etiketterna som avläses, förutsatt att samtliga etiketter sedan tidigare är registrerade i databasen. Du kan kontrollera vilka etiketter som är kopplade till exemplaret i Katalog - Exemplarinformation och Katalog - Etikettunderhåll.

Om exemplaret redan är utlånat till en annan låntagare, sker en automatisk återlämning i bakgrunden innan utlånet genomförs. Om exemplaret redan är utlånat till samma låntagare får du istället en fråga om exemplaret ska lånas om.

Avvikande återlämningsdatum
Om du vill ange en annan lånetid på ett eller flera exemplar skriver du före utlånet in önskat värde i fältet Annan lånetid och väljer önskad tidsenhet i listrutan Tidsenhet. 
(I Grunddatafönstret Cirkulationsställen finns inställning för vilken tidsenhet som ska vara standard vid utlån respektive omsättning.) 

Exempel:
Skriv in en siffra, t ex 8 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Dagar för att låna ut exemplaret 8 dagar.

Skriv in en siffra, t ex 4 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Timmar för att låna ut exemplaret 4 timmar.

Skriv in datum i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Datum för att låna ut exemplaret till detta datum.

Skriv in klockslag i formen TT:MM i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Tidpunkt för att låna ut exemplaret till detta klockslag.

Om du på detta sätt har angivit en annan lånetid kommer den att gälla samtliga exemplar som sedan lånas ut till aktuell låntagare, tills du nollställer funktionen genom att radera innehållet i fältet Annan lånetid. Fältet är gulfärgat så länge det innehåller information.

Alla alternativen i listrutan Tidsenhet följer reglerna för förfallodatum som angivits i fönstret Kalender. Detta innebär t ex att om du väljer Datum som tidsenhet och anger ett datum som inte är förfallodatum enligt kalendern så väljer systemet  första tillåtna förfallodatum som infaller efter det datum du angett.

Öppen lånetid
Det är möjligt att tillämpa öppen lånetid.  Då visas förfallodatum inom parentes i fönstret Utlån och på kvitton, samt bl.a. i låntagarainformationens Böcker hemma-flik och i Expertsök i både beståndsfliken och exemplarinformationen. Observera att såväl krav som övertidsavgifter fungerar enligt normallånetiden, så synkronisering med aktuella parametrar krävs. (Läs mer om Öppen lånetid i funktionsbeskrivningen.)

Kvittoutskrift
Låntagaren kan få ett kvitto på sina utlån, förutsatt att du inte redan har stängt fönstret. Kontrollera att kryssrutan för kvittoutskrift är markerad, och välj sedan ev kvittotyp i listrutan. På det korta kvittot finns det uppgifter om dagens datum, låntagarid., utlånade exemplar, återlämningsdatum och antal lån. Det långa kvittot ger dessutom information om böcker hemma, låntagarens reservationer och eventuell skuld.
Bibliotekets egen text på kvittona skriver du in i Meddelandetexter.

När du har registrerat de utlånade exemplaren trycker du på Avsluta, vilket startar kvittoutskriften.

Du kan skriva ut ett långt kvitto utan att ha genomfört ett utlån. Sök upp låntagaren i Utlån, välj Kvittotyp Långt kvitto och klicka på Avsluta .

Grundinställningar för automatisk kvittoutskrift och kort eller långt kvitto görs i grunddatafönstret Cirkulationsställen.

Tillfälliga exemplar
I vissa fall kan exemplaret som du försöker låna ut vara okänt av systemet. Det finns alltså inte i databasen och för att utlån ska kunna ske måste ett tillfälligt exemplar skapas. När du försöker låna ut ett sådant exemplar får du en fråga om du vill skapa en tillfällig katalogpost och ett tillfälligt exemplar.

Om exemplaret har en informationsbärande insidesetikett (BTJ-etikett), och katalogposten sedan tidigare finns i systemet, hämtas huvuduppslag från databasen och ett tillfälligt exemplar skapas automatiskt när du svarar ja på frågan.

Om exemplaret saknar informationsbärande etikett (BTJ-etikett), eller har en informationsbärande etikett men det inte finns katalogpost i basen, öppnas istället dialogrutan Skapa tillfälligt exemplar, där du själv skriver in exemplarets titel och eventuell författare. Du har också möjlighet att välja objekttyp i listrutan (för statistikens skull). Det är endast fältet för titel som är obligatoriskt, dvs måste fyllas i för att du ska kunna klicka OK.
Det är viktigt att ta bort tillfälligt skapade exemplar för t ex talboksdepositioner innan de återsänds till det långivande biblioteket. Tillfälliga exemplar kan sökas fram i Mängd exemplar.

Lånehistorik
Om låntagaren tillhör en låntagarkategori som biblioteket sparar lånehistorik för (Boken kommer eller Talbokslåntagare) så visas ett meddelande om låntagaren lånat boken tidigare och en fråga om boken ändå ska lånas ut. Detta förutsätter att du angivit att du vill ha lånehistorik, vilket görs i Låntagarkategorier. (Du kan inte få lånehistorik på poster som är borttagna ur databasen, vilket kan gälla t ex fjärrlån och tillfälligt skapade exemplar. ) Den samlade lånehistoriken för en låntagare som tillhör någon av ovannämnda låntagarkategorier når du i fliken Böcker hemma i låntagarinformationen, genom att klicka på Visa lånehistorik.

Ej hemlån
Om du försöker låna ut en referensbok får du ett meddelande om att exemplaret inte är till utlån, och en fråga om du vill låna ut exemplaret ändå. Du styr vad som ska kunna lånas resp. inte lånas ut genom cirkulationsparametern Utlåningsstyrning. Om du kör över regeln och vill låna ut ändå, sätts lånetiden efter vad som angetts i cirkulationsparametern Lånetid.

Exemplar som tillhör en annan enhet
Du kan låna ut andra enheters exemplar, så länge de tillhör din kontoorganisation. Det är det utlånande bibliotekets regler som då följs - inte det ägande bibliotekets. Du får inget meddelande om att exemplaret tillhör en annan enhet vid utlån, däremot vid återlämning. Du kan inte låna ut exemplar som tillhör en enhet i en annan kontoorganisation.

Kopior
Knappen Kopior används för att registrera statistik över utlämnade kopior. (I grunddatafönstret Cirkulationsställen anges om knappen ska visas. ) När du klickar på Kopior öppnas fönstret Registrera kopior. Här anger du ObjektkodSpråk samt Kopietyp. (Kopietyperna hämtas från grunddatafönstret Kopietyper och defaultinställningen görs i fönstret Cirkulationsställen.) Genom att klicka på knappen OK görs en statistikregistrering, medan om du istället klickar på Stäng så stängs fönstret utan att statistikregistrering sker.


 

Funktionsbeskrivningar

Funktionsbeskrivningarna hjälper dig att komma igång med vissa funktioner i BOOK-IT. Vi har gjort en allmän beskrivning av respektive funktion och anger vilka inställningar som behövs i diverse olika fönster. Därmed får du hjälpen samlad på en sida. Välj önskad funktion i menyn till vänster.

 

Axiell
Copyright © Axiell Sweden Group 2009-2015
Legal notices