(Inköp är en tilläggsmodul i BOOK-IT)

Beställning/bevakning

1. Begrepp
2. Att beställa från internetbokhandlar
3. Checklista tillfälliga katalogposter
4. Sökning av listor eller titlar
5. Träfflista
6. Negativ exspektans
7. Att skapa beställningar
8. Postleverantör
9. Detaljgranskning
10. Att skapa egna beställningsposter
11. Att söka beställningar i Expertsök
12. Slutnotera, avbeställa
13. Utökning av orderbekräftelser
14. Utökat inköpsstöd
15. Övrigt

I inköpsmodulen hittar du alla beställda medier både de du har beställt via internetbokhandel och via BOOK-IT. Därmed visas exspektansen i personaldelen, BOOK-IT PUB och Axiell Arena och titeln går att reservera. Via modulen kan du även på ett enkelt sätt sköta bevakningen av leveranserna.

En förutsättning för att kunna beställa och ankomstregistrera i inköpsmodulen är att användarna har behörighet till aktuella menyalternativ i inköpsmodulen, samt behörighet att arbeta med avdelningar och anslag, vilket tilldelas i fönstret Användare, se Orderrättigheter.

Nya beställningar eller bevakning av tidigare gjorda beställningar görs i fönstret Inköp | Beställning. Gör så här för att komma dit:

1. Välj Förvärv i huvudmenyn
2. Välj Inköp
3. Välj Beställning...
eller
1. Klicka på ikonen för Inköp | Beställning i verktygsfältet.

Fönstret består av tre flikar: Sök/Översikt, Beställning och Detalj.

Begrepp

Beställningspost= är den lilla post som du bara hittar i fönstret Förvärv | Inköp | Beställning med uppgift om författare, titel, titelnummer, eventuellt ISBN, katalogpostleverantör samt till vilken avdelning/placering med mera som titeln är beställd till.

Exspektans= i detta sammanhang betyder det att beställningen blir synlig för såväl personal i Expertsök som för låntagare i Axiell Arena/BOOK-IT PUB, och kan därmed reserveras. I Expertsök anges exspektans med ett B och med uppgifter om till vilken enhet/avdelning/placering exemplaret är beställd. I Axiell Arena/BOOK-IT PUB anges titeln som Beställd på aktuell enhet/avdelning/placering.

Exspektansen föds i det ögonblick som beställningsposten gifter sig med katalogposten. Läs mer om detta längre ner.

Lpi-post=tillfällig katalogpost som skapas i BOOK-IT utifrån de uppgifter som skickas med i beställningsposten. Läs mer om detta längre ner.

 

Att beställa från internetbokhandel

Du kan göra beställningar på AdLibris, Bokus, BTJ (MediaDirekt eller via det Digitala häftet) samt FörlagEtt:s webbplatser, och automatiskt få beställningsposter skickade till Inköp genom att klicka på en knapp. Om ditt bibliotek ännu inte har integration med er avtalade leverantör kan du läsa i funktionsbeskrivningen hur du kommer igång.

AdLibris, Bokus och BTJ skickar med titelnummer från BURK eller LIBRIS till respektive titel, utifrån vilken postleverantör du önskar. När beställningsposterna kommer in i BOOK-IT skapas det en enkel och tillfällig katalogpost baserad på uppgifter från beställningsposten (som oftast innehåller titel, författare, ISBN och eventuell annan informationen), ifall det inte redan finns en katalogpost i systemet. När den tillfälliga katalogposten skapas kontrollerar BOOK-IT om katalogposten redan finns via inskickat titelnummer och katalogpostleverantör, vilket innebär att saknar beställningsposten titelnummer och katalogposten redan finns i systemet så skapas det i alla fall en tillfällig katalogpost. Exspektansen syns direkt i såväl Expertsök som BOOK-IT PUB/Axiell Arena och personal och låntagare kan reservera titeln. Katalogposten kommer in i systemet antingen efter en liten stund eller dagen efter beroende på vilken katalogpostleverantör och importmetod som biblioteket har. 

Bibliotek med BURK-poster

Titelnummer finns
Om katalogposten redan finns i databasen så lägger sig exspektansen (B) på den existerande posten. Matchning sker i första hand på ISBN. Om inte, så skapas en lpi-post med inskickade uppgifter som bland annat: titelnummer, författare, titel samt postleverantör BURK. Den permanenta katalogposten kommer in automatiskt och ersätter den tillfälliga katalogposten.

Titelnummer saknas
Det finns två scenarior.

1. Beställningsposten har ISBN
Om inskickat ISBN finns i databasen, så lägger sig exspektans på befintlig katalogpost. Annars skapas en lpi-post med lokalt titelnummer som börjar på 7 och postleverantören ändras till LOKAL-I, exspektans syns på denna post.
Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera från BURK. När katalogposten importeras ersätts den tillfälliga katalogposten per automatik. BOOK-IT uppdaterar beställningsposten med det nya titelnumret och postleverantör BURK och exspektansen blir därmed kopplad till den nya katalogposten.

2. Beställningsposten saknar ISBN
Det skapas en lpi-post med lokalt titelnummer som börjar på 7 och postleverantören ändras till LOKAL-I, exspektans syns på denna post.
Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera. Katalogposten kommer in som ny och det har alltså skapats en dubblett, som du får slå ihop manuellt.

De tillfälliga katalogposterna är stämplade med leverantör anmärkningen LPI. Du kan hitta dem genom ange sökordet ”lpi” i Expertsök och även filtrera sökningen på enhet/avdelning.  

Du kan också söka fram beställningar utan titelnummer i fönstret  Inköp | Beställning, genom att i listrutan Status ange Utan titelnummer.

 

Bibliotek med LIBRIS-poster

Titelnummer finns
Om katalogposten redan finns i databasen så lägger sig exspektansen (B) på den existerande posten. Matchning sker i första hand på ISBN. Om inte, så skapas en lpi-post med inskickade uppgifter som bland annat: titelnummer, författare, titel samt postleverantör Libris. Den permanenta katalogposten kommer in automatiskt och ersätter den tillfälliga katalogposten.

Titelnummer saknas
Det finns två scenarior.

1. Beställningsposten har ISBN
Om inskickat ISBN finns i databasen, så lägger sig exspektans på befintlig katalogpost. Annars skapas en lpi-post med lokalt titelnummer som börjar på 7 och postleverantören ändras till LOKAL-I, exspektans syns på denna post.
Katalogposten kommer nästa dag från LIBRIS och ersätter lpi-posten per automatik. Beställningsposten uppdateras med det nya titelnumret och postleverantör LIBRIS, och exspektansen blir då kopplad till den nya katalogposten.

2. Beställningsposten saknar ISBN
Det skapas en lpi-post med lokalt titelnummer som börjar på 7 och postleverantören ändras till LOKAL-I, exspektans syns på denna post. Biblioteket får bevaka när det finns en katalogpost att importera. Katalogposten kommer in som ny och det har alltså skapats en dubblett, som du får slå ihop manuellt.

De tillfälliga katalogposterna är stämplade med anmärkningen LPI (=Lokal Post Inköp). Du kan hitta dem genom ange sökordet ”lpi” i Expertsök och även filtrera sökningen på enhet/avdelning. Du behöver ha koll på de beställningsposter som skickades in i BOOK-IT utan ISBN, eftersom det då inte har skett någon automatisk beställning av katalogpost utan du får hämta hem posten manuellt eller katalogisera den. Dessa poster har blivit stämplade med katalogpostleverantör LOKAL-I och du kan söka fram dem genom att ange lokal-i i Expertsök.

Checklista, tillfälliga katalogposter med flödesschema

I denna checklista (öppnas i nytt fönster) kan du läsa allt om hur tillfälliga katalogposter (lpi-poster) fungerar, hur man söker fram och hanterar dem i BOOK-IT.

Sökning av listor eller titlar

För att göra en ny beställning eller bevaka tidigare beställningar ska du börja med att söka fram en lista (=beställningsunderlag) eller en enstaka titel. Denna sökning görs i fönstret Inköp | Beställning.

Sökningen utförs i fliken Sök/Översikt. Denna flik består av en sökdel till vänster och en presentationsdel (träfflista) till höger.

Välj leverantör i den översta listrutan (Leverantör).

Välj lista i listrutan Lista.

Klicka på knappen Sök längst ner till vänster, eller tryck Retur för att utföra sökningen. Den framsökta listan visas i den högra delen av fliken.

För att söka fram enstaka titlar har du följande möjligheter: du kan använda någon eller några av listrutorna med beteckningarna Organisation, Placering, Anslag (alla dessa tre listrutor ger åtkomst till de värden som du har behörighet till) och/eller Status (där du finner följande alternativ:  Nya, Planerade, Beställda, Levererade, Avbeställda, Slutnoterade, Neg. exsp. samt Utan titelnummer). Dessa listrutor kan du också kombinera med sökfälten Sökfråga, Författare, Titel, Anslagsår, Hylla, ISBN,  Artikelnr, Titelnr, Ordernr (observera att detta är ett ordernummer som BOOK-IT skapar och inte det samma som ordernummer från nätbokhandlarna som blir listnummer), Ber. lev. dat samt Orderdatum.

I fältet Sökfråga kan du skriva in en så kallad CCL-fråga, vilket innebär att du kan söka på samma sätt som i Expertsök och också med kvalifikatorer. Du kan till exempel söka på barn/vuxen och medietyp. Ett annat exempel är att du kan söka fram titlar som inte finns på en särskild enhet/avdelning genom att ange INTE xxx/av. Observera att de boolska operatorerna ska anges med versaler: OCH, INTE, ELLER.

Sökning på anslag samt författar- och titelsökning sker med automatisk trunkering redan efter ett tecken.

Sökning på författare sker med efternamn, förnamn, alternativt endast efternamn. Efternamn trunkeras automatiskt, till exempel ander ger träff både på Andersson och Anderberg.

Sökning på titel kan inledas trunkeringstecknet * om du är osäker på den exakta titeln, till exempel *katt. Det går också bra att trunkera med * efter ett sökord, till exempel katt*.

Artikelnummer är leverantörens nummer på titeln/artikeln; när det gäller beställning från BTJ:s sambindningshäften är artikelnummer detsamma som häftesposition. Artikelnummer kan inte trunkeras.

Hyllsignum kan trunkeras redan efter en bokstav, men här måste du använda trunkeringstecken (*). Hyllsignum kan skrivas med både gemener och versaler.

Sökning på ordernummer kan inte trunkeras.

I listrutan Status kan du ange om du till exempel bara vill söka fram titlar som är beställda. Om du inte anger något i listrutan söker du på alla status. Om du vill söka fram de beställningar som levererades utan titelnummer anger du Utan titelnummer i listrutan Status. Dessa beställningar är också markerade med ett gult streck längst till vänster i träfflistan.

Om du vill koppla ihop en beställningspost med en katalogpost kan du via knappen Sök, i fliken Beställning, koppla titelnummer till respektive post och därefter syns exspektansen i Expertsök, BOOK-IT PUB samt i Axiell Arena.

För att utföra sökningen klickar du på Sök längst ner till vänster, eller trycker Retur. De framsökta titlarna visas i den högra delen av fliken.

Knappen Rensa (F7) använder du för att rensa dina inställningar och återgå till utgångsläget. 

 

Träfflista

Längst upp finns två utmatningsfält som talar om vilken leverantör och vilket listnummer som gäller för den titel som  är markerad. Om du vill spara och skriva ut listan anger du Ctrl+Shift+S, eller går in via Arkiv | Spara. Listan sparas i Excel och du kan redigera den före utskrift. För att kunna skriva ut långa listor ska du först klicka på Hämta alla.

Du kan flytta markören uppåt och nedåt i listan med hjälp av piltangenter, rullningslisten eller Page Up och Page Down på tangentbordet. Du kan också klicka på önskad rad för att markera den. Genom att ange en siffra i fältet Radnummer och klicka på Enter kommer du till den raden. Information om katalogposten får du fram genom att markera aktuell titel i träfflistan och klicka på F12 eller högerklicka, då öppnas ett separat fönster med uppgifter om katalogposten.

För varje titel visas information om artikelnummer, författare, titel, hyllsignum, antal befintliga exemplar, antal beställda exemplar (verkställda, ej ankomstregistrerade beställningar), antal exemplar som ligger i planerad beställning (ej verkställda beställningar - gäller endast beställningar vi LINK-listor), antal reservationer samt uppgift om avslagskod för negativ exspektans.

Du kan sortera om träfflistan genom att klicka på någon av rubrikerna, efter att du först gått ner till slutet av listan. Om du vill invertera sorteringsordningen klickar du en gång till på samma rubrik.

I delrutan Bestånd visas beståndet för markerad rad i träfflistan, med information om etikettnummer, avdelning, placering, antal lån i år samt totalt antal lån (en rad för varje standardexemplar med samma titelnummer).

Postleverantör. Klicka på knappen Ändra, i listrutan Postleverantör kan du välja aktuell leverantör om du ímporterar katalogposter från till exempel BURK och LIBRIS. Detta för att undvika att ett exemplar hamnar på fel titel eftersom det förekommer att de två postleverantörerna kan ha samma titelnummer men som hänvisar till olika titlar. Underlag som kommer från BTJ stämplas automatiskt med postleverantör BURK. Numera  stämplas orderbekräftelserna/beställningsposterna med postleverantör vilket innebär att bara om postleverantören är BURK, ska en automatisk hämtning av katalogpost från BURK ske. De postleverantörer som kan användas är: BURK och LIBRIS.
 

Negativ exspektans

Negativ exspektans används av bibliotek som vill markera att de inte köpt en viss titel. Man brukar ange anledningen med en kod eller en kommentar.

Du har två möjligheter att aktivt avböja en titel och lägga den i negativ exspektans. Det enklaste alternativet är att markera titeln i träfflistan och sedan klicka på Skifta exspektanskod. Titeln får då avslagskoden X, vilket betyder avböjd utan angivande av särskild orsak.

Om du istället vill ange en särskild avslagskod för en titel som ska avböjas klickar du på Avslå. Då öppnas dialogrutan Negativ Exspektans där du kan fylla i både avslagskod och eventuell kommentar. Avslagskoden visas i kolumnen Neg. exsp. i träfflistan, medan kommentaren kan läsas i efterhand när du klickar på Avslå.

Tips! 

Hitta gärna ett system som ni använder er av, till exempel kod A betyder dålig recension, så kan man i kommentaren skriva in i vilken tidning. Avslagskoder skriver du in varje gång du ger avslag.

Genom att arbeta på detta sätt kan du i efterhand söka i den negativa exspektansen genom att markera kryssrutan Neg. exsp. Denna är endast sökbar i inköpsmodulen. 

Att skapa beställningar från befintliga listor

Markera önskad rad i träfflistan och klicka på fliken Beställning. Du kan också markera raden och därefter trycka Retur eller dubbelklicka på raden.

I fliken Beställning finns tre grupprutor som samlar olika typer av information.

Längst upp finns en gruppruta med titelinformation. Här visas den aktuella titelns titelnummer, hyllsignum, författare, titel samt ISBN (ISBN finns dock inte på listorna från BTJ) och postleverantör (det fältet kan vara tomt).
Om det finns en reservation på din kontoorganisation på en katalogpost med samma titelnummer visas detta med röd text Reservation finns.

I mitten finns grupprutan Artikelinformation. Här visas uppgifter om leverantör, artikelnummer, bandtyp, pris, valuta, beräknat leveransdatum, sista beställningsdag (gäller BTJ:s sambindningshäften), anmärkning samt listnummer. BTJ skickar tillbaka information om aktuellt pris (utifrån bibliotekets avtal med BTJ) och beräknat leverensdatum när man beställer via dem.

Här kan det till exempel finnas två poster med olika artikelnummer, men med samma titelnummer och leverantör. Det som skiljer är ofta bandtyp, pris och beräknat leveransdatum. Det som är gemensamt är titelinformationen i grupprutan ovanför. Det kan också finnas två poster med samma titelnummer men olika postleverantör, BURK eller LIBRIS. Då är det viktigt att fältet postleverantör är ifyllt så att exspektansen blir registrerad på rätt katalogpost.

Du kan klicka på < (föregående) eller > (nästa) för att se föregående eller nästa post i listan utan att lämna fliken.

Knappen Sök öppnar Expertsök, vilket ger dig möjlighet att söka efter poster. Detta är framförallt användbart när du vill koppla ett titelnummer till en beställningspost som saknar titelnummer.

Här finns även knapparna Lägg till, Ändra och Ta bort. 

Om du vill beställa titeln från en annan leverantör, som inte har integration med  BOOK-IT, klickar du på Lägg till och då öppnar sig fönstret Artikelinformation. Välj  den aktuella leverantören i listrutan Leverantör. (En förutsättning är att leverantören finns upplagd i grunddatafönstret Leverantörer.) Fyll i fälten längst ner i denna gruppruta med aktuella uppgifter, till exempel kan du byta ut BTJ:s artikelnummer mot ISBN (skrivs in utan bindestreck) för att uppdatera visningsfältet med den nya posten. Läs mer om att beställa från internetbokhandel.

Om du har avtal med BTJ vad gäller bibliografisk service kommer du att få katalogposter automatiskt även för titlar som du beställer från annan leverantör, under förutsättning att beställningsposten innehåller BURK:s titelnummer. Du kan också ange på leverantörens webbplats att du istället vill ha poster från LIBRIS, då kommer dessa poster automatiskt in via Libris batch-import i din databas, under förutsättning att du har ställt in alla parametrar för det. 

Om du har gjort fel eller ångrar dig kan du ändra artikelinformationen genom att markera önskad rad i visningsfältet, välja ny information i någon eller några av inmatningsfälten nedanför samt klicka på Ändra. Om du ändrar pris, följer den informationen med till anslagsuppföljningen, Mängd exemplar samt när du ankomstregistrerar exemplar. Du kan också ta bort en hel rad genom att markera den och sedan klicka på Ta bort. Tag endast bort rader du själv lagt till eller ändrat - inte den ursprungliga artikelinformationen i listan. Kontrollera att rätt rad är markerad innan du går vidare med beställningen.

Grupprutan Beställningsinformation finns längst ner i fönstret, och det är här du lägger din beställning. Detta gäller beställningar via Link från BTJ eller om du till exempel beställer från leverantör som inte har integration med BOOK-IT. Läs mer om att beställa från internetbokhandel.

Klicka på Lägg till.
Ange koden för den avdelning du ska beställa till, till exempel babv, i fältet Org.-kod. Alternativt kan du välja avdelning i listrutan Organisation. Dessa två fält är obligatoriska. Om du väljer att skriva in en avdelningskod i fältet Org.-kod då anges Organisation i klartext per automatik och vice versa.

I listrutan Placering visas automatiskt den standardplacering som är knuten till avdelningen.  Kopplingen görs i grunddatafönstret Avdelningar. Du kan ändra placering via listrutan som visar de placeringar som är möjliga att välja för den aktuella avdelningen.

Om du i beställningsskedet inte vet vilken avdelning beställningen ska till, kan du ange koden för enheten istället, till exempel bab. I detta fall kan du inte ange placering. Om du inte kopplat enhet till ett visst anslag i Organisationsstrukturer anges inte heller något anslag automatiskt.

Ange antal exemplar du vill beställa i fältet Antal, som är ett obligatoriskt fält.

Ange eventuell cirkulationskategori.

Ange det anslag som ska belastas. Om avdelningen du beställer till har ett standardanslag kopplat visas detta automatiskt. Kopplingen görs i grunddatafönstret Avdelningar. Du kan även välja alternativet Inget val gjort om du inte vet vilket anslag kostnaden ska dras ifrån, eller om ditt bibliotek inte använder anslagsuppföljningen.

Listrutan År visar det budgetår som ska belastas. Året hämtas från systemparametern DEF_ BUDGET_YEAR, som alltså behöver ändras varje år.

Fältet Ber. leveransdatum behöver inte fyllas i vid Link-beställning från BTJ eftersom BTJ skickar tillbaka information om detta, men kan användas vid beställningar från till exempel en bokhandel. Datumet visas i Expertsök, BOOK-IT PUB och Axiell Arena.

I listrutan Ordertyp väljer du hur du vill skicka ordern. Både leveranstid och ordertyp kan knytas i förväg till respektive leverantörer i grunddatafönstret Leverantörer. Alternativet Online används när du lagt in ordern via leverantörens hemsida, och inte behöver skriva ut en order för att skicka. Du kan alltså inte använda alternativet Online från inköpsmodulen. Läs mer nedan om att beställa från internetbokhandel.

Ange eventuell anmärkning. Denna anmärkning visas i ankomstregistreringen.

Listrutan Status används inte vid beställningstillfället.

Ange eventuellt avvikande hyllsignum.

Ange eventuellt publikationsnummer.

Ange eventuellt avvikande lånetid i antal dagar.

Ange eventuell placeringstyp, om du har tilläggsmodulen Flytande bestånd.

Klicka på Lägg till.

Klicka på Stäng för att gå vidare till nästa beställning. Om du istället vill beställa fler exemplar till en annan avdelning behåller du fönstret öppet, och anger avdelningskoden i fältet Org.-kod. Därefter arbetar du vidare på samma sätt som beskrivits ovan. När du slutligen klickar på Stäng presenteras dina beställningar i visningsfönstret Beställningsinformation.

Systemet sparar automatiskt varje gång du klickar på Lägg till i beställningsinformationen, vilket inte sker om du gör en ändring i efterhand.

Om du har gjort fel eller ångrar dig kan du ändra beställningsinformationen genom att markera den felaktiga raden i visningsfältet och klicka på Ändra. Gör dina ändringar och klicka därefter på Uppdatera. Du kan också ta bort en beställning genom att markera beställningsraden och sedan klicka på Ta bort. Det är endast möjligt att ta bort beställningar innan du skapat ordern. Om du vill avbeställa efter att ordern skapats, se avsnittet Slutnotera/avbeställa nedan.

Knappen Omutskrift ger dig möjlighet att skriva ut enstaka order på nytt.

Om du klickar på Skapa order öppnas dialogrutan Beställningsparametrar. Där kan du i ett svep skapa och verkställa order för markerad rad.  Obs! Används bara vid beställning av enstaka titlar; om du arbetar med en hel lista (beställningsunderlag) skapar och verkställer du order för hela listan i en särskild rutin, Orderhantering.

När du är färdig med beställningsarbetet ska du gå vidare till Orderhantering. Dina beställningar syns i detta läge under rubriken Plan i träfflistan, dvs de är planerade men ännu inte skapade och verkställda. I fönstret Anslagsuppföljning kan du per anslag avläsa hur mycket ni har lagt planerade beställningar för, och genom att  klicka på Planerade kan du se vilka medier det gäller.

Tips
Om du efterbeställer från BTJ och utgår från en katalogpost i Expertsök som du sänder in i beställningsfönstret måste du manuellt ange artikelnumret i fältet avsett för detta, om du har tillgång till artikelnumret.

Om du väljer att beställa flera exemplar av samma titel via ett kundnummer som är kopplat till en särskild enhet kan du fördela dessa i efterhand så de hamnar på rätt enhet/avdelning/placering. Det kan du göra på på följande sätt.

Vid ankomstregistreringen i fönstret Inköp | Ankomstregistrering, ankomstregistreras alla exemplar du har beställt. När du  lokaliserar dem väljer du den enhet/avdelning/placering där respektive exemplar ska placeras. Detta förutsätter förstås att användaren har behörighet till de aktuella enheterna och anslagen.

 

Detaljgranskning

Fliken Detalj används vid bevakning av tidigare gjorda beställningar. Här får du ytterligare detaljinformation om varje särskild beställning. Du kan inte själv ändra eller lägga till några uppgifter i denna flik.

Du väljer vilken beställning du vill detaljgranska genom att markera önskad beställningsrad i grupprutan Beställningsinformation i fliken Beställning, och sedan klicka på fliken Detalj. Du kan också markera önskad rad och sedan trycka Retur eller helt enkelt dubbelklicka på önskad rad.

I detaljfliken finns fyra grupprutor som samlar olika typer av information. Titelinformationen och artikelinformationen upprepas från fliken Beställning. Du får även en sammanställning av uppgifter hämtade från beställning och orderkörning.

Dessutom visas beställningens status, som kan vara Levererad, Avbeställd eller Slutnoterad. Du får också uppgift om datum för för detta (Statusdatum).

Slutligen finns grupprutan Ankomstregistreringar som visar uppgifter om tidpunkt, för varje ankomstregistrerat exemplar om beställningen innehöll fler än ett exemplar, samt antal godkända exemplar.

Att skapa egna beställningsposter

Du har möjlighet att själv lägga in egna beställningsposter och även skapa egna listor (=beställningsunderlag) för beställning från olika leverantörer.

För att en beställning ska synas i form av en exspektanspost i Expertsök, BOOK-IT PUB och Axiell Arena och därmed vara sökbar där, krävs att katalogposten finns där sedan tidigare eller införskaffas med hjälp av import eller egen katalogisering.

Du kan påbörja din beställning i Expertsök, genom att leta upp rätt katalogpost, välja Inköp i listrutan och klicka på Sänd till..., vilket tar dig till dialogrutan Lägg till titel i inköpsrutinen. Rutan är uppdelad i två delar: En övre gruppruta med titelinformation och en nedre gruppruta med artikelinformation. Titelinformation från katalogposten i Expertsök följer med, och du behöver bara fylla i de övriga uppgifter som du tycker är nödvändiga, till exempel leverantör och pris. Fältet Leverantör är obligatoriskt, och måste därmed fyllas i för att du ska kunna spara. För att din beställning ska kunna behandlas av BTJ måste artikelnummer finnas angivet. Vid beställning från annan leverantör kan du till exempel ange ISBN.
Om posten redan finns i inköpsmodulen kommer du direkt till fliken Sök/Översikt, där du kan fortsätta göra din beställning enligt den ordinarie rutinen.

Om du vill lägga in en ny beställning utan att först ha katalogposten börjar du istället i fliken Sök/Översikt i fönstret Inköp | Beställning, och klickar på Lägg till... för att öppna dialogrutan Lägg till titel. Fyll i titelinformation så att titeln kan identifieras på ett enkelt sätt, och den artikelinformation som du tycker är nödvändig. Fältet Leverantör är obligatoriskt, och måste därmed fyllas i för att du ska kunna spara. För att din beställning ska kunna behandlas av BTJ måste artikelnummer finnas angivet. Vid beställning från annan leverantör kan du till exempel ange ISBN. Om du skriver in titelnummer för den aktuella posten kommer du att få en katalogpost via bibliografisk service. Därmed kan du ankomstregistrera och lokalisera enligt den vanliga rutinen.

Om du inte har ett titelnummer, och därmed inte får någon katalogpost via bibliografisk service, blir beställningen bara sökbar i inköpsmodulen och inte i Expertsök, BOOK-IT PUB eller Axiell Arena. Katalogposten måste då skapas eller importeras vid ett senare tillfälle. Du kan då byta ut den tillfälligt skapade posten i inköpsmodulen manuellt. Detta gör du genom att söka upp den tillfälliga posten och klicka på Ändra. Därefter skriver du in titelnummer, författare, titel och hyllsignum för den kompletta katalogposten. 

Om du vill skapa en sammanhängande lista använder du fältet Lista i dialogrutan Lägg till titel. Skriv in ett namn eller nummer på din lista, exempelvis Bokrea 2017.

När du är nöjd med dina inlagda uppgifter klickar du på OK, vilket lägger titeln i träfflistan, och öppnar fliken Beställning.

Följ sedan den normala rutinen för att lägga beställningar, se ovan.

Att söka beställningar i Expertsök

Du kan med hjälp av kvalifikatorer söka fram beställningar på en viss kontoorganisation, enhet, avdelning var och en för sig och i kombination med placering. 

Sök fram aktuella beställningar på en särskild kontoorganisation, enhet eller avdelning med hjälp av kvalifikatatorn /oav: ange den enställiga koden för kontoorganisation, den treställiga koden för enheten, eller den fyrställiga koden för avdelning till exempel b/oav, bab/oav, babv/oav.

Med hjälp av kvalifikatorn /oop kan du söka fram aktuella beställningar till en särskild organisation i kombination med placering till exempel "b deckare"/oop, "bab deckare"/oop, "babv deckare"/oop. Observera att du ska ha citationstecken runt sökfrågan.

 

Slutnotera/Avbeställa

Sök fram aktuell titel

Markera aktuell beställning i fliken Beställning.

Klicka på Ändra.

Välj Avbeställd eller Slutnoterad i listrutan Status.

Klicka på Uppdatera för att stänga fönstret.

Klicka på Spara.

Om det finns reservation/er på beställningen, och inga andra reservationsbara exemplar finns, läggs det ett meddelande om detta i låntagarinformationens flik Signaler, som blir markerat för Visa externt. "Du har reserverat "He/LC  Tolkien, John Ronald Reuel, The hobbit [Ny utg.] 2002". Tyvärr kan denna reservation inte utföras, så reservationen har tagits bort". Vid angivande av status Avbeställd kommer det upp en dialogruta där du har möjlighet att skicka ett mejl till leverantören under förutsättning att du har angett en mejladress i leverantörsregistret på aktuell leverantör samt registrerat en avbeställningstext. 
Att ändra status på detta sätt innebär att det anslag som belastas för beställningen ifråga får tillbaka pengarna, samt att exspektansen försvinner från Expertsök. Du kan också Avbeställa/Slutnotera i Mängd inköp. Katalogposten tas bort manuellt eller i Mängd katalog. 

 

Utökning av orderbekräftelser

När man beställer titlar från AdLibris, Btj:s handelsplats och Bokus kan man nu ange till exempel avdelning, placering och anslag per beställd titel.

Nedanstående informationen kan kompletteras på webbplatsen och komma med i orderbekräftelser (beställningsposterna) till BOOK-IT med följande information:
• Avdelningskod (oftast fyra bokstäver i gemener)
• Placeringskod (ange koden för placering, till exempel 01 för "öppen hylla")
• Cirkulationskategori (ange exakt, med gemener och versaler, hur cirkulatationskategorin är registrerad i din databas)
• Anslag (ange exakt, med gemener och versaler, hur anslaget är registrerat i din databas)
• Avvikande hyllsignum
• Avvikande lånetid
Om du vid beställningen anger en specifik cirkulationskategori eller placering ska denna användas även om beställningen hamnar på kontoorganisations- eller enhetsnivå. Beställningen kan ju hamna på konto- eller enhetsnivå, enligt orderreglerna, om man inte lägger en specifik avdelning vid beställningstillfället.

Om något värde är felaktigt när orderbekräftelsen läses in i BOOK-IT så kommer beställningen läggas in enligt nedan och ett mejl skickas till inköpsansvarig med information om felaktigheter.

I de fall man har angivit en avdelning som inte finns i BOOK-IT kommer systemet att försöka hitta en organisation via aktuellt kundnummer i Grunddata | Förvärv | Orderregler.
Om man angivit en placeringskod som inte finns så kommer standardplacering för beställningens avdelning att hämtas. Om denna saknas så sätts ingen placering.
Om man angivit en anslagskod som inte finns så kommer standardanslag för beställningens avdelning att hämtas. Om beställningen ska hamna på avdelningsnivå kommer anslag att sättas enligt följande prioriteringsordning:
1. Om man angett ett specifikt anslag på beställningen ska detta sättas. Om man angett ett felaktigt anslag ska man gå vidare ner i prioritetsordningen.
2. Sätt standardanslag från avdelningsnivå.
3. Sätt standardanslag från enhetsnivå.
4. Sätt standardanslag från kontoorganisationsnivå.
Om standardanslag på avdelning saknas hämtas standard i Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer. Om denna saknas så sätts inget anslag.
Om man angivit en cirkulationskategori som inte finns så sätts ingen cirkulationskategori på beställningen.
 

Utökat inköpsstöd

I Btj:s Digitala häfte kan du få ett utökat inköpsstöd med hjälp av uppgifter från ditt lokala bibliotekssystem om antal exemplar, utlån och reservationer. Du loggar in på Btj som vanligt och under Mina sidor anger du på vilken nivå informationen ska visas; på kontoorganisation, enhet eller enhetsgrupp. I det Digitala häftet ser du denna information under knappen Beståndsinformation finns.
 

Övrigt