Funktionsbeskrivning: Tillfällig stängning


Övergripande beskrivning

Här nedan följer en beskrivning av de inställningar och rutiner som du kan vidta i samband med tillfällig stängning av en enhet, och vad som behöver göras vid återöppning. Det kan gälla sommarstängning av en filial eller tillfällig stängning vid renovering eller flytt.

Påverkan på befintliga rutiner

Det är främst reservationshanteringen som berörs.
I  Administration | Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer finns ett  delfönster för Stäng filial tillfälligt där vikarierande enhet kan väljas och datum kan anges samt en knapp för Stäng. När en enhet är stängd visas detta med en röd prick i Organisationsstrukturer i listan över enheter, och för stängd enhet visas texten Stängd i rött i fönstret Ändra organisatorisk enhet. Delfönstret har då rubriken Öppna tillfälligt stängd filial, och knappen heter Öppna.

Vid reservation visas stängd filial i rött vid val av hämtställe i reservationsdialogen. Det går att välja en stängd enhet som hämtställe i klienten. Om reservation fångas in innan enheten har öppnats visas dialogruta om att exemplaret ska skickas till den stängda enheten, men hämtstället blir ändå den vikarierande enheten.
I reservationsdetaljen, fönstret Ändra reservation som öppnas från Låntagarinformationens eller Expertsöks reservationsflik visas stängd enhet i rött, liksom i fältet för  låntagarinformationens förvalda hämtställe.

När en filial stängs sker följande:

  • Oinfångade (inklusive frysta) reservationer får automatiskt vikarierande enhet som hämtställe.

  • Infångade reservationer måste återlämnas på vikarierande enhet, varvid de får nytt hämtställe, nytt löpnummer och ny hylltid.

  • Grunddata | Reservationer | Reservationsregler: Stängd enhet inaktiveras och visas rödmarkerad.

  • Infångningstyrningen tar hänsyn till att aktuell enhet är stängd.

  • Exemplar på hylla på stängd enhet blir "frysta", exemplaren räknas inte som infångningsbara, 
    exemplar som varit utlånade och återlämnas fångas in i vanlig ordning.
    Läs mer under Tips - Frysta exemplar.

  • Vid omlån av ett exemplar som har lånats ut på en enhet som är tillfälligt stängd är det vikarierande enhets lånetid som gäller.

  • I Arena/BOOK-IT PUB kan stängd enhet inte väljas som hämtställe. Om låntagaren har ett standardhämtställe som är stängt så visas Inget val gjort och låntagaren tvingas välja en annan enhet. OBSERVERA att om funktionen för en klicks-reservation är inställd i Arena/BOOK-IT PUB, och låntagaren har en en stängd enhet som förvalt hämtställe, så kommer den förvalda stängda enheten att bli hämtställe. Se nedan under Tips och goda råd.

Förberedelser

Stäng tillfälligt:
I Administration | Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer anges vikarierande enhet för enhet som ska stängas i delfönstrret Stäng filial tillfälligt samt ett kommentarfält där du gärna kan ange till -datum för stängningen.

Öppna tillfälligt stängd filial:

När stängd enhet öppnas via knapp i Organisationsstrukturer så sker följande:

  • Hämtstället återställs på de oinfångade reservationerna (inklusive flytande) som gjorts innan stängning med undansparat ordinarie hämtställe.
  • Hämtstället aktiveras för reservationer.
  • Låntagarposters förvalda hämtställe  aktiveras igen.
  • Reservationsregler: aktuell enhet aktiveras igen.
  • Reservationer som gjorts under stängd period kommer inte att påverkas när standardhämtstället öppnas igen; eventuella ändringar av hämtställe måste göras manuellt. Detta kan t.ex göras i Mängd reservationer.
  • Infångade reservationer med undansparade hämtställen flyttas inte. Infångade ex ska alltså hämtas på vikarierande enhet.

Tips och goda råd

Det krävs att vikariernade enhet är i samma reservationsgrupp som den stängda

• Har man flytande bestånd flyter återlämnade exemplar in enligt gängse regler. Vid icke flytande bestånd ska återlämnat ex tillbaka till stängd filial om det inte fångas in.
• Om stängd enhet inte ska visa bestånd externt, ändras detta manuellt under Grunddata | Allmänt | Avdelningar (bocka ur rutan för Visa externt för enhetens alla avdelningar).
• Text på kravmeddelanden måste ändras tillfälligt i Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter med info om stängd filial.
• Reservationsmeddelandetext för stängande enhet måste vara tydligt innan stängningsdatum, beakta hylltiden så att låntagaren blir medveten om att exemplaret kan flyttas om man inte hinner till stängande filial i tid.
• Om beståndet inte är flytande ska alla återlämnade exemplar återlämnas på återöppnad enhet.
•  Bestånd som är (tillfälligt) flytande söks fram via Mängd exemplar när flytande t.o.m. datum uppnåtts; sök på Flytande utgångna.

• För att undvika problem med förvalda hämtställen i kombination med en klicks-reservationer så bör ni antingen avaktivera funktionen för en klicks-reservationer, eller söka fram alla låntagare som har stängd enhet som förvalt hämtställe och välja Hämtställe "blank".

Frysta exemplar: En stängd enhets exemplar som står inne på hyllan är inte infångningsbara. Om ni önskar nylokalisera för en stängd enhet, och det finns reservationer på titlarna, ska ni göra tillfälliga lokaliseringar till den vikarierande enheten på de "frysta" exemplaren så att de blir infångade för reservation.