Behörigheter

Ändra behörigheter
Övriga fönster
FreeLib

Fönstret Behörigheter ger dig information om vilka menyalternativ de olika rollerna, det vill säga grupperna av användare i systemet, har tillgång till. Informationen redovisas i kolumnen Menypunkt. Respektive huvudmenyval är markerat med en grön bock. Du får dessutom besked om hur många fönster av en viss rutin en användare kan hålla öppna samtidigt vid en och samma inloggning i BOOK-IT. Informationen redovisas i kolumnen Sessioner. En rekommendation är att endast ha behörighet att öppna ett fönster av varje rutin, med vissa undantag (till exempel fönstret Sök låntagare).

Attribut (= Restriktioner/tillägg) innebär att du, i en roll, kan lägga begränsningar på en funktion, vilket i sin tur innebär att den användare som du knyter till rollen inte kan utföra vissa delar av funktionen. Exempelvis kan du begränsa så, att det är tillåtet att söka i fjärrlånemodulen men inte göra några ändringar. Det finns vissa funktioner under Attribut som istället är tilläggsfunktioner, se exempel längre ner under Mängd låntagare.

För att begränsa åtkomsten till personuppgifter kan attribut användas för detta. Till exempel  kan du lägga restriktion Visning av låntagaaruppgifter ej tillåtet på menyvalet Cirkulation | Utlån. Detta gör att personnummer och adress inte visas i träfflistan för Utlån | Sök låntagare. Längst ner i behörighetsfönstret finns Övriga fönster, och här kan du lägga motsvarande restriktion på Utlån, vilket inaktiverar låntagarsymbolen i fönstret Utlån.

Det finns en möjlighet att per roll lägga på en begränsning som innebär att användare med begränsad roll endast får hantera den egna enhetens exemplar. Läs mer under Roller.

För knappar/funktioner i Expertsök finns inställningen för behörighet av dessa på lite olika ställen.
Lokalisera, Katalogisera via mall och Katalogisera fritt, Inköp|Beställning, Periodika|Prenumeration, Fjärrlån|Beställning: om behörighet inte är aktiverad för dessa funktioner nås de inte heller via Expertsök.

Fliken SRU-sök i Expertsök är en tilläggsfunktion där behörigheten ges via ett atrtribut (tillägg) i Expertsök.

Slå i hop poster: behörighet finns direkt under behörighet för Expertsök. Här finns en restriktion som gör att det inte är tillåtet att slå ihop poster, men det går att flytta reservationer från en post till en annan.

Reservera: behörighet finns längst ner under Övriga fönster. Observera dock att det också krävs att knappen Reservera i Expertsök måste vara aktiv för en roll som har behörighet att reservera; detta ställs in under behörighet för Reservationskorg som alltså påverkar såväl funktionen för Reservationskorg som Reservera-knappen.

För Expertsök och i Exemplarinformation finns restriktionen Visning av låntagarinformation är ej tillåten, vilket förhindrar användaren från att se låntagarens namn för infångade reservationer i fliken Reservationer och i exemplarinformation, liksom för utlånat exemplar i exemplarinformationen.

Resurser: behörighet finns längst ner under Övriga fönster, den övre gäller behörighet för knappen Resurser från Expertsök, den nedre från Katalogisera via mallar och Katalogisera fritt.

För att kunna använda sig av e-postfunktioner via inbyggda e-postfönster i BOOK-IT (till exempel för fjärrlånebeställningar eller omlåneförfrågningar i fjärrlånemodulen) så måste användaren ha behörighet för menyvalet Verktyg | E-post för att det ska fungera generellt).

Vad gäller behörigheter i FreeLib, se avsnitt nedan.

Gör så här för att titta på behörigheter:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Behörigheter...

För att kontrollera behörigheter väljer du först i listrutan Roll vilken grupp av användare du vill ha uppgifter om. I vänsterspalten, under rubriken Menypunkt visas de alternativ den aktuella rollen skulle kunna ha tillgång till och i den ordning de skulle uppträda i systemets huvudfönster. De streckade linjerna mellan vissa rutiner hänvisar till de avskiljare, linjer,  som kan förekomma mellan olika grupper av rutiner, till exempel mellan alternativen Byt cirkulationsställe och Ändra lösenord... under Arkiv.

Under rubriken kan förekomma följande värden: -1, 0 eller ett tal mellan 1 och 99999. -1 markerar att menyalternativet i fråga över huvud taget inte finns tillgängligt för de användare som tillhör den aktuella rollen. 0 innebär att rutinen "dimmas", det vill säga visas med ljusgrå färg i menyn, men kan inte väljas. Annat värde anger hur många fönster av en viss rutin en användare kan hålla öppna samtidigt vid en och samma inloggning i BOOK-IT.

Ändra behörigheter

1. Markera den rutin som skall påverkas
2. Klicka på Ändra...
3. Ange det nya värdet i fältet Antal sessioner
4. Klicka på Stäng
5. Klicka på Spara eller OK

Ett snabbare sätt att ändra värdet i fältet Antal sessioner (så länge värdet inte är större än 9) är att markera den aktuella rutinen och sedan utan ytterligare val ange - (minustecken, motsvarar -1), 0 eller önskat tal mellan 1 och 9.

Rutinerna är hierarkiskt uppställda utan att det tydligt framgår av typografin. Huvudmenypunkten markeras med en grön bock men alla övriga radas upp efter varandra. Under till exempel alternativet Cirkulation finner du Utlån, Återlämning, Omsättning, mm och ordningen hänvisar direkt till hur det ser ut i menyn. Därför måste du se till att dina inställningar inte blir "ologiska". Du ska exempelvis inte ange värdet -1 för en överordnad rubrik (Cirkulation, Katalog, Administration, med flera) och samtidigt ange värdet 1 för någon av de underordnade rutinerna.

I grupprutan Attribut ser du i rutan Tillgängliga om det finns  restriktioner/tillägg för funktionen. Vill du utnyttja en restriktion eller ett tillägg för en viss roll markerar du denna och flyttar den till rutan Valda med hjälp av knappen Lägg till.

Sammanställning över de attribut (= restriktioner/tillägg) som finns och till vilka funktioner du har möjlighet att använda dem.

Avsluta dina justeringar genom att klicka på Spara eller OK.

Övriga fönster

I BOOK-IT finns en del fönster som inte öppnas via egna menyalternativ, utan som öppnas via andra fönster. Även dessa ska du gå igenom för att skräddarsy behörigheten för en viss roll.
Nedan följer en sammanställning över vilka fönster som respektive rubrik innefattar.

Låntagarinformation. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan se låntagarinformationen.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Utlån (Ctrl+U) och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Katalog | Expertsök - Sök - Reservera och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Återlämning (Ctrl+R) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Mängd låntagare och därifrån till låntagarinformationen.
Menyalternativet Låna om (Ctrl+O) och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Fjärrlån | Beställning och därifrån till låntagarinformationen.
Fönstret Räkningar och därifrån till låntagarinformationen.

Träfflista. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte har tillgång till träfflista över låntagare.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N)
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F)
Menyalternativet Utlån (Ctrl+U)
Fönstret Katalog | Expertsök - Sök - Reservera

Utlån. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan göra utlån.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Sök låntagare (Ctrl+F) och från låntagarinformationen kan du göra utlån.
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och från låntagarinformationen kan du göra utlån.
Fönstret Låntagare | Sök - Träfflista och från aktuell låntagarinformationen kan du göra utlån.

Omlån Fler val. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan göra omlån.
Detta fönster kan du nå från:
Låntagarinformationen under fliken Böcker hemma. Härifrån kommer du till fönstret Omlån fler val via knappen Fler val
Menyalternativet Omlån (Ctrl+O) och därifrån kommer du till fönstret Omlån, fler val.

Reservera. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan göra reservationer.
Detta fönster kan du nå från:
Fönstret Katalog | Expertsök - Sök - Reservera
Menyalternativet Mängd exemplar

Skapa låntagarkonto. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan skapa ett låntagarkonto.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) och det fönster som kommer därefter Låntagare | Skapa | Skapa låntagarkonto där systemet ska matcha den nya låntagaren mot tidigare registrerade.

Skapa låntagarkonto. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan skapa ett låntagarkonto.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Skapa låntagare (Ctrl+N) när kontot inte är färdigskapat skapas det en träfflista för att personnumret eller namnet redan existerar.

Justeringar. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan göra justeringar.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet under Administration: Förvärv - Anslag och knappen Justeringar.
Menyalternativet Förvärv - Anslagsuppföljning och knappen Justeringar.

Adresser. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte har tillgång till adresser.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet under Administration: Allmänt - Adresser, egna
Menyalternativet under Administration: Förvärv - Orderregler

Resurser. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan titta på resurser som är kopplade till en katalogpost.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Expertsök, fliken Katalogpost och knappen Resurser...

Resurser. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan lägga till resurser.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Resurser.

Fiktivt bestånd. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan lägga till fiktivt bestånd.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Fiktiv.

Sök. Om du skriver värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan använda sökfunktionen.
Detta fönster kan du nå från:
Menyalternativet Katalogisera och knappen Sök.

Sök. Om du anger värdet 0 eller -1 innebär det att användaren inte kan söka i Expertsök via fönstret Inköp - Beställning.

FreeLib

I FreeLib har man skapat fyra särskilda roller med behörigheter enligt nedan. Det går också att använda rollen Systemadministratör - samma som du använder i BOOK-IT. Du kan inte påverka innehållet i FreeLib-rollerna, inte heller skapa nya roller.

1. Systemadministratör – systemadministratör på biblioteket. Tillgång till alla fält och menyer, inklusive snabbknapparna (ikonerna). En roll för Administratören som ser allt och kan göra allt.

2. FL_ALL - kan göra allt i systemet, inklusive utskrifter per klass eller elev. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Skapa låntagare, Katalogsökning, Lokalisera, Katalogisera, Hjälp, Om, Logga ut. En roll för bibliotekspersonal som ska kunna katalogisera.

3. FL_CIRC_LOC – rollen kan göra allt utom att katalogisera. Har följande meny-alternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Skapa låntagare, Katalogsökning, Lokalisera, Hjälp, Om, Logga ut. En roll för bibliotekspersonal som inte ska kunna katalogisera.

4. FL_CIRC_POWER - rollen har rättigheter att göra cirkulation samt söka låntagare men inte göra utskrifter. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Omlån, Sök låntagare, Hjälp, Om, Logga ut. Kommer åt alla flikar på låntagarens konto utom Reservationer. Fliken Allmänt går inte går att redigera. En roll för lärare (ev. annan personal) som ska kunna göra lite mer än FL_CIRC.

5. FL_CIRC - rollen kan bara hantera viss cirkulation samt söka låntagare men inte göra utskrifter. Har följande menyalternativ: Utlån, Återlämna, Sök låntagare, Hjälp, Om, Logga ut. Kommer bara åt fliken Allmänt (som inte går att redigera) samt Utlån från låntagarens konto. En roll för lärare (eventuellt annan personal) med mycket begränsade rättigheter.