Funktionsbeskrivning: Enhetsgrupper för Arena

Övergripande beskrivning

Denna funktion är tänkt att användas för webbplatser där olika kommunbibliotek gått samman i en gemensam kontoorganisation.
Det kan då finnas behov av att skapa grupperingar inom kontoorganisationer som håller samman biblioteken som tillhör samma kommun.
Enhetsgrupperna har betydelse för beståndsvisning, hämtställe för reservationer samt utökad sökning.

Funktioner

Enhetsgrupperna skapas i Administration | Grunddata | Allmänt | Enhetsgrupper. Samma fönster används både för enhetsgrupper för personaldelen och för Arena. Du anger i fönstret om inställningen gäller klienten eller web services (Arena). 
Fönstret kan ställas in att visa alla enhetsgrupper eller filtreras per typ.

Alla enheter som ska visas i Arena måste tillhöra en enhetsgrupp.
En enhet får bara ingå i en enhetsgrupp i Arena.

Påverkan på befintliga rutiner

I samband med omindexering av katalogen efter inläggning av enhetsgrupper kommer id för enhetsgrupperna att skapas. Om Arena använder sig av filtrering för att dölja andra kontoorganisationer i katalogen måste detta filter tas bort under själva omindexeringen och läggas in efteråt med de nya id:n som skapats. Detta görs av kundsupport när modulen aktiveras.

Under själva omindexeringen kommer därmed katalogen i Arena att visas helt ofiltrerad. Det innebär att om Arena i vanliga fall har ett filter inlagt för att dölja vissa kontoorganisationer eller enheter kommer dessa att visas under tiden som katalogen omindexeras.

Förberedelser

Skapa en enhetsgrupp genom att välja vilken kontoorganisation det gäller, ge den ett namn, en beskrivning, välja enhetsgruppstypen BOOK-IT Web services och vilken sorteringsordning den aktuella gruppen ska ha.

Sorteringsordningen innebär att enhetsgrupperna visas i denna ordning i beståndsvisningen, reservationsdialogrutan och utökad sökning.

När det gäller reservationsdialogrutan kan du alternativt välja en viss enhet som förvalt hämtställe på användaren i BOOK-IT. Detta innebär att den enhetsgrupp som enheten tillhör blir förvald inställning tillsammans med den valda enheten.
Markera en enhetsgrupp i taget och för över de aktuella enheterna från visningsfönstret Enhet till visningsfönstret Enhet per enhetsgrupp.

Den enhetsgrupp som antingen har sorteringsordning 1 i Enhetsgrupper, eller innehåller den enhet som valts som förvalt hämtställe för den aktuella användaren i BOOK-IT visas automatiskt i den övre listrutan Hämtorganisation. 
I den nedre listrutan visas den förvalda enheten.

En förutsättning för detta är att Arena-portleten Katalogpost är konfigurerad så att kryssrutan Visa välj hämtställe inte är markerad. Det gäller även portleten Sökresultat om Arena tillåter reservationer även från träfflistan.

Det går att byta hämtorganisation i den övre listrutan och därefter välja bland de andra enhetsgruppernas enheter.

I Administration | Användare, fliken Webb, filter för den aktuella användaren som styr Arena ska du ställa in så att enheterna som ingår i de olika enhetsgrupperna finns med både i Valbart org-.filter och Grundinställning. 

De enheter som valts i Valbart org.-filter kan i Arena väljas som hämtställe. Om det är någon enhet som ska visas i Arena men inte kunna väljas som hämtställe ska enheten inte finnas med i Valbart org.-filter.
I listrutan Standard hämtställe kan du ange vilken enhet som ska visas som förvalt hämtställe för reservationer. Det är dock inte obligatoriskt att göra en inställning här.

Enheterna i Grundinställning är de som visas i utökad sökning.

Efter att du är klar med inställningarna ska modulen Enhetsgrupper aktiveras och Arena omindexeras. Kontakta kundsupport för beställning av dessa aktiviteter.
Efter att denna beställning är gjord kan du inte göra några ändringar eller borttagningar i enhetsgrupperna utan att ny omindexering krävs.

Se till att portleten Mina reservationer inte tillåter ändringar under tiden som Arena omindexeras (avmarkera kryssrutan Visa Ändra).

Se till att portleten Sökresultat är inställd på att inte visa tillgänglighet under tiden som Arena omindexeras (avmarkera alternativet Tillgänglighet under Mervärden).

Tips och goda råd

Fundera på om du vill att låntagarna själva ska välja hämtställe eller om det ska visas ett förvalt hämtställe. Om låntagarna ska välja själva ska du markera kryssrutorna Visa Välj hämtställe i inställningarna både för träfflista och för katalogpost (om ni tillåter reservation från träfflista). Genom att koppla ett förvalt hämtställe till användaren i BOOK-IT kommer ändå den aktuella enhetsgruppen att visas förvald.

Tänk på att kryssrutorna Visa organisationer och enheter i alfabetisk ordning i inställningarna både för träfflista och katalogpost inte ska vara markerade om du har angivit en annan sorteringsordning i grunddatafönstret Enhetsgrupper.

Undvik i möjligaste mån att ändra i enhetsgrupperna i efterhand eftersom det innebär att katalogen måste indexeras om och eventuell filtrering ändras.
Alla borttagningar och ändringar i enhetsgrupperna kräver omindexering av Arena.
Endast om nya enheter läggs in i BOOK-IT och medier lokaliseras till dem och enhetsgrupp/er skapas går indexeringen med automatik. 
Om det finns någon enhet i den aktuella kontoorganisationen som du inte vill visa i Arena ska den enheten inte ingå i någon enhetsgrupp.

För att underlätta för låntagarna är det troligen enklast att lägga in enhetsgrupperna i alfabetisk sorteringsordning.

Info: i dagens version går det inte att i Arena under Mina reservationer byta till ett hämtställe som tillhör en annan enhetsgrupps hämtställen. En sådan ändring måste göras i personaldelen.