Katalogimporter

 

BOOK-ITs katalog kan lagra poster i två olika MARC-format: MARC21 och BTJMARC1 (men bara ett format per installation). Dessa format finns upplagda i fönstret Admininstration|Grunddata|Katalog|MARC-format, beskrivning.

Detta fönster samlar grundinställningar för t ex tillåtna fält och delfält i formaten, upprepningsbarhet på fält- och delfältsnivå samt skydd av fält.
Läs mer om hur fältskydd fungerar i hjälptexten för fönstret Katalog|Avvisade katalogposter. Här kan du också läsa om dubblettkontrollen som görs varje gång en post kommer in i systemet.

Katalogpostförsörjningen till BOOK-IT kan ske på olika sätt.

Den vanligaste metoden är någon form av automatiserad import via FTP, t ex Bibliografisk service från BTJ eller Batchexport från LIBRIS (öppnas i nytt fönster). 

BOOK-ITs hämtningsrutin hämtar poster var tionde minut från de FTP-platser som anges i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Leverantörer, katalogposter.

Bibliografisk service från BURK
erbjuder postleveranser vid inköp av medier från olika leverantörer samt kontinuerlig uppdatering av poster som redan finns i den lokala katalogen. Det går också att importera enstaka poster via BURKs webbgränssnitt (öppnas i nytt fönster) och de landar i BOOK-IT inom tio minuter.

När sista exemplaret på en biblioteksenhet gallras går det en transaktion till BURK via funktionen Administration|Exportfiler. Detta gör att BURK kan hålla reda på vilka poster ett bibliotek abonnerar på.

När du importerar enstaka poster via BURKs webbgränssnitt läggs de på FTP-platsen omgående och blir alltså sökbara i BOOK-IT inom tio minuter. Poster som kommer via BTJs nattliga körningar (t ex uppdateringar initierade av BTJ) hämtas när de anlänt, dvs på natten.

LIBRIS Batchexport 
bygger på att varje bibliotek registrerar en beståndspost på en post i LIBRIS och kan prenumerera på uppdateringar av posterna när sådana skett i LIBRIS. Denna beståndsregistrering sker per automatik om biblioteket är anslutet till LIBRIS Förvärvsrutin (öppnas i nytt fönster), det vill säga erhåller LIBRIS-poster vid inköp av medier från olika medieleverantörer. Kompletterande LIBRIS-poster hämtas lämpligen genom beståndsregistering manuellt i LIBRIS Webbsök eller via LIBRIS katalogiseringstjänst Libris XL. Posterna exporteras från LIBRIS till FTP-platsen en gång per dygn, på natten. 

Läs gärna i hjälptexten för Administration|Grunddata|Katalog|Leverantörer, katalogposter för information om hur du ställer in batchprofilen hos Libris samt vilka uppgifter man ska ange i BOOK-IT för att påbörja hämtningen av poster.

Beståndsgallring i LIBRIS

När man gallrar sista exemplaret i BOOK-IT måste beståndsposten tas bort manuellt i Libris om man inte aktiverat automatiserad gallring. 

Libris-registrerande bibliotek kan aktivera automatiserad gallring av bestånd i Libris. Förutsättningarna för gallring administreras i fönstret Organisationsstrukturer under knappen Libris. Gallringen sker per sigel, dvs när sista exemplaret för en viss sigel gallras i BOOK-IT, gallras beståndsposten i Libris för denna sigel.

Gör så här för att komma igång:

1.  Kontakta Libris kundtjänst och meddela att ni vill köra igång gallrings-funktionen och be om att få en ”ClientId” och ”ClientSecret”.

2. Lägg in dessa uppgifter i bookit-fönstret Organisationsstrukturer, i delfönstret som gömmer sig bakom knappen Libris. Här anger du också den sigel ni vill gallra för.

Om en BOOK-IT-installation innehåller bibliotek med olika sigler måste informationen läggas på varje enhet. Om alla enheter i en kontoorganisation tillhör samma sigel kan informationen läggas på kontoorganisationsnivå och ärvs då till underliggande enheter. Om man har olika sigler i sin organisation måste inställningen göras på varje enhet.

                      3. Meddela Axiell Support när ni är klara så gör vi den sista handpåläggningen för                           att det ska fungera.

En förutsättning för att gallring ska kunna ske är att det gallrade exemplaret är lokaliserat till en post som har samma titelnummer som beståndet ligger på i Libris.

Gallring av sista exemplar och ändring av expektansstatus till Slutnoterad eller Avbeställd genererar gallring av bestånd i Libris. En katalogpost utan vare sig bestånd eller expektans som gallras i BOOK-IT genererar inte någon gallring i Libris eftersom det är beståndet och inte katalogposten som är knutet till en sigel.

Om gallring av någon anledning inte kan ske kommer detta meddelas med ett e-postmeddelande till den användare som är angiven som Systemansvarig i Adresser, egna.
Avsändare är den användare som är angiven som E-post avsändare. Ifall inställningen finns på enhetsnivå skickas istället mejlet från den som är angiven som E-post avsändare på den enheten där den som gallrar är inloggad.

OAI-PMH

OAI-PHM står för Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting och erbjuder en snabbare hämtning av poster från LIBRIS.

Posterna hämtas med fem minuters intervall då det gäller bibliografiska poster och beståndsförändringar hämtas med en minuts intervall. Posterna mellanlagras inte så som i FTP-lösningen ovan utan hämtas direkt av BOOK-IT (OAI-PMH Harvester) från LIBRIS (OAI-PMH Repository).

Siglerna för vilka uppdateringar ska hämtas anges i Administration|Grunddata|Allmänt|Organisationsstrukturer. Det går att ange en sigel på nivån Kontoorganisation eller olika sigler på varje enhet om det behövs (det senaste gäller främst organsationer som består av flera kommuner eller andra bibliotek som har varsin sigel i LIBRIS).

Innan du aktiverar hämtning via OAI-PMH: kontrollera fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Extern auktorisering. Om du inte avser att använda extern auktorisering ska det inte ligga några rader där för någon kontoorganisation. Det räcker alltså inte att bara avaktivera varje databas utan raderna måste tas bort.

Förutsättningarna för dessa olika typer av import (utom SRU) hanteras i fönstret  Administration|Grunddata|Katalog|Leverantörer, katalogposter.

Enstaka poster

Om man önskar hämta enstaka poster från LIBRIS utan att vara ett LIBRIS-bibliotek kan det dels göras via fönstret Katalog|Filimport, dels i Expertsök, i fliken med benämningen SRU-sök och via den kan man söka i och hämta poster från t ex LIBRIS och Library of Congress. 

Observera dock att dessa två funktioner skiljer sig åt i ett viktigt avseende: Via SRU kan man bara hämta en post en gång och alla uppdateringar av den måste göras i BOOK-IT. Det går alltså inte att importera om en post man redan har och ta del av uppdateringarna som LIBRIS-kollektivet gjort. 

Filimport 

Med denna metod kan man importera samma post flera gånger och få med sig uppdateringar gjorda i LIBRIS. Den bygger på lagring av enstaka poster på lokal hårddisk och förutsätter att FTP-trafik mellan BOOK-IT-klienten och serveren är tillåten i ditt nätvek. 

BOOK-IT-fönstret Katalog | Filimport används för detta ändamål.