Tillbaka till Grunddata
Avdelningar, Placeringar
Lägga till avdelningar
Ändra uppgifter om avdelningar
Ta bort avdelningar
Hantera placeringar för avdelningar
Lägga till placeringar
Ändra uppgifter om placeringar
Ta bort placeringar
I detta grunddatafönster presenteras de avdelningar och placeringar som finns upplagda i systemet. Avdelningar och Placeringar är nödvändiga för att du ska kunna lokalisera exemplar.
I delfönstret Avdelning kan du skapa och förändra uppgifter om de avdelningar som behövs vid ditt/dina bibliotek. En enhet, till exempel bab, måste ha minst en avdelning (och minst en placering) , och BOOK-IT kräver att organisationskoden består av fyra bokstäver, till exempel babb - huvudbibliotekets barnavdelning.
Lägga till avdelningar
1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar, Placeringar...
3. Välj enhet
4. Klicka på Lägg till
5. Ange en kod för avdelningen. Välj en beteckning som svarar emot den hierarkiskt ordnade organisationsstrukturen i ditt system. En avdelning måste kunna knytas till en redan upplagd enhet, som i sin tur är knuten till en kontoorganisation
Tilldela den nya avdelningen en inledande bokstav som gäller för kontoorganisationen i fråga och därpå följande bokstäver för den aktuella enheten respektive den "facksal" eller motsvarande som ska skapas. Exempel:
babv: b=Almtuna folkbibliotek, ab=huvudbiblioteket, v=vuxenavdelningen
babb: b=Almtuna folkbibliotek, ab=huvudbiblioteket, b=barnavdelningen
habh: h=Högskolebiblioteket i Almtuna, ab=allmänna biblioteket, h=huvudsamlingen
stev: s=Skolbiblioteken i Almtuna, te=Tegnér-skolan, v=vuxenlitteratur
sfev: s=Skolbiblioteken i Almtuna, fe=Ferlin-skolan, v=vuxenlitteratur
6. Ange ett namn i klartext för avdelningen. Namnet visas till exempel i beståndsredovisningen i Expertsök och i Arena samt BOOK-IT PUB.
7. Ange ett kortnamn för avdelningen. Kortnamnet får bestå av högst tio tecken. Kortnamnet visas till exempel i förvärvsmodulerna.
8. Ange en eventuell beskrivning av avdelningen. Alternativt kan du skriva in ett bindestreck eller mellanslag i det aktuella fältet.
9. Ange eventuellt ett standardanslag för avdelningen. Det innebär att detta anslag automatiskt ska belastas i samband med beställningar till den aktuella avdelningen genom inköps- och periodikamodulerna. Du har dock alltid möjlighet att välja ett annat anslag vid inköpstillfället.
(Listrutan Åldersklass är endast relevant för danska installationer av systemet.)
10. Markera kryssrutan Visa externt om du vill att avdelningen ska visas i Arena eller BOOK-IT PUB. (Om du tillfälligt tar bort en avdelning från extern visning krävs omindexering för att innehållet åter ska visas.)
11. Klicka på OK.
12. Avsluta därefter arbetet med den nya avdelningen genom att göra kopplingar till relevanta placeringar. Se Hantera placeringar för avdelningar.
Ändra uppgifter om avdelningar
Gör så här för att ändra uppgift om avdelning, till exempel knyta ett annat anslag som förinställt värde till en viss avdelning:
1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar, Placeringar...
3. Välj enhet.
4. Markera den aktuella avdelningen.
5. Klicka på Ändra...
6. Gör dina ändringar.
7. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.
Ta bort avdelningar
Gör så här för att ta bort avdelning:
1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar, Placeringar...
3. Välj enhet.
4. Markera den aktuella avdelningen.
5. Klicka på Ta bort...
6. Klicka på Spara eller OK.
Du kan inte ta bort avdelningar som används i systemet.
Placeringar
I delfönstret Placeringar presenteras de placeringar som finns upplagda i systemet. Placeringarna är gemensamma för alla kontoorganisationer i systemet. Varje avdelning i systemet måste ha tillgång till minst en placering. Det är nödvändigt för att kunna lokalisera exemplar, oavsett om det görs via ordinarie lokaliseringsrutin, eller via någon av förvärvsmodulerna Inköp och Periodika (tilläggsmoduler).
Här kan du skapa och förändra uppgifter om de placeringar som behövs vid ditt/dina bibliotek.
Lägga till placeringar
Gör så här för att lägga till placering:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Avdelningar, Placeringar...
3. Under delfönstret Placeringar, Klicka på Lägg till...
4. Ange en kod för placeringen med maximalt tre tecken. Du kan både använda siffror och bokstäver. Exempel: 01, dec, h14. I ett system med mer än en kontoorganisation kan det vara praktiskt att arbeta med en gruppering av koderna för de olika organisationerna. Exempel: f01, f02, f03, och så vidare för folkbiblioteket, vars inledande tecken i enhets-/avdelningskoderna är f; s01, s02, s03, och så vidare för sjukhusbiblioteket, vars inledande tecken i enhets-/avdelningskoderna är s. För att se vilka koder som inte är upptagna kan du sortera om innehållet i fönstret på Kod.
5. Ange ett namn i klartext för placeringen. Uppgiften är obligatorisk och används av systemet i en mängd olika sammanhang, till exempel i beståndsredovisningen i Expertsök och Arena/BOOK-IT PUB. Tänk på att inte använda för långa namn, eftersom det är risk för att inte hela namnet syns i presentationen i klienten. Placeringsnamn som är längre än 19 tecken visas inte i utskrifter som Plocklappar och -listor.
6. Välj inställning för Visa externt. Om kryssrutan är markerad innebär det att exemplar med den aktuella placeringen redovisas i Arena och BOOK-IT PUB. Om du avmarkerar kryssrutan "gömmer" du material av detta slag för de publika användarna. Omindexering krävs av aktuella titlar för att ändringen ska slå igenom (se Mängd katalogposter).
7. Klicka på Spara eller OK.
Observera! För att du ska kunna lokalisera till din nya placering måste du knyta den till de avdelningar för vilka den ska användas. Se Hantering av placering för avdelningar.
Ändra uppgifter om placeringar
Gör så här för att ändra uppgifter om placering:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Avdelningar, Placeringar...
3. Markera den aktuella placeringen
4. Klicka på Ändra...
5. Utför din ändring. Ändring av själva koden medför att den blir sökbar först nästa dag.
6. Klicka på Spara eller OK.
Ta bort placeringar
Gör så här för att ta bort placering:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Avdelningar, Placeringar...
3. Markera den aktuella placeringen
4. Klicka på Ta bort
5. Klicka på Spara eller OK
Bara placeringar som saknar kopplingar till exemplar eller avdelningar (se Hantering av placering för avdelningar) kan tas bort.
Hantera placeringar för avdelningar
Till varje avdelning ska placeringar finnas kopplade, annars går det inte att lokalisera exemplar.
1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar, Placeringar...
4. Markera den aktuella avdelningen.
Grupprutan Placeringar för avdelning visar de placeringar som finns tillgängliga för avdelningen ifråga. Grupprutan Placeringar rymmer resten av de placeringar som finns i systemet.
Alla placeringar är gemensamma för alla kontoorganisationer som ingår i systemet.
5. Om du vill kunna lokalisera till en viss placering på en viss avdelning, markera placeringen i grupprutan Placeringar och klicka sedan på knappen << för att verkställa kopplingen. Du kan också dubbelklicka på placeringen.
Om du önskar bryta en koppling mellan din avdelning och en placering, markera den aktuella placeringen i grupprutan Placeringar för avdelning och klicka sedan på knappen >> för att verkställa bortkopplingen. Du kan också dubbelklicka på placeringen.
6. Du kan ange en standardplacering för dina avdelningar. Markera aktuell avdelning och aktuell placering och klicka på knappen Standard. Placeringen märks därmed med en bock under kolumnen S. Det innebär att när du lokaliserar eller beställer till denna avdelning kommer denna placering att föreslås som förinställt värde. Standardplaceringen ändras genom att markera en annan placering och klicka på knappen Standard. Du kan dock alltid välja en annan placering vid lokaliseringstillfället.
7. Klicka på Spara eller OK.
Tips
Ändringar i avdelningskoden resulterar i att medier blir sökbara via den nya koden först nästa dag, eftersom det sker en omindexering varje natt.
Om utskrifter
Om du har markerat en viss enhets avdelning skrivs denna ut, med tillhörande placeringar. För att få utskrift av alla placeringar i delfönstret Placeringar ska du inte välja enhet i listrutan Enheter. Om det här står Inget val gjort får du ut en lista för alla placeringar inom konto-organsiationen.