Användare

Söka användare
Lägga till användare
Ändra villkor för användare
Tips
Ta bort användare
Orderrättigheter
Katalogiseringsmallar

All personal som ska kunna arbeta med personaldelen av BOOK-IT ska läggas till som användare i systemet. De ges därmed ett användarnamn och lösenord, och en behörighet knuten till en viss roll, till exempel Inköpsansvarig eller Systemansvarig. I fönstret Användare finns alla de användare som finns upplagda i systemet - personalanvändare och andra typer av användare som till exempel Arena- och BOOK-IT PUB-användare. Om biblioteket har självbetjäningsautomater (se också TIPS nedan under Ändra villkor för användare) eller använder skolgränssnittet FreeLib finns det även användare för dessa.

Observera att användare kan bli spärrade av för många inloggningsförsök (läs nedan om systemparametrar som styr detta). För att ta bort spärren ska kryssrutan Spärrad högst upp avmarkeras för aktuell användare.

Observera också att användare som lagt in automatiska jobb i BOOK-IT inte ska tas bort. Läs mera längst ner under Ta bort användare.

Söka användare

När du öppnar fönstret är det tomt och du kan ta fram listan över alla användare i systemet genom att trycka Enter, eftersom knappen Sök är i fetstil. Du kan också söka på önskad användare genom att ange användarnamn, förnamn, efternamn (alla dessa fält går att trunkera med *) i respektive fält, enskilt eller i kombination. Du kan också söka fram användare utifrån listrutorna Enhet och/eller Roll enskilt eller i kombination med tidigare nämnda fält.

Genom att ange datum i fälten Senast inloggad fr.o.m. och/eller Senast inloggad t.o.m. söker du fram användare som är aktiva/inaktiva och som du kan använda som underlag för att ta bort användare i systemet. Observera dock att detta inte fungerar retroaktivt, aktivitet per användare registreras från och med version 9.0 (alt. 8.1).
Observera också att detta gäller inloggning i BOOK-IT-klienten, inte inloggning i Flex eller FreeLib.

I träfflistan visas två kolumner till höger, den ena med rubriken O visar vilka användare som har tilldelats orderrättigheter, medan kolumnen K visar vilka användare som har tilldelats katalogiseringsmallar.
Läs mera under respektive rubrik längre ner på sidan.

Lägga till användare

Fält med ledrubriker i fet stil är obligatoriska fält, det vill säga måste fyllas i.

Gör så här för att lägga till användare:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Användare...

Klicka på Lägg till... för att skapa en ny personalanvändare.

Användarnamn. Användarnamnet kan innehålla tecknen å, ä och ö för personalanvändare. Undvik specialtecken av olika slag som kan vara svåra att komma ihåg. Kanske vill ni också undvika versaler i namnet; systemet betraktar till exempel a och A som två helt skilda tecken (men: jämför val av lösenord!). Användarnamn är unika, det vill säga det kan inte finnas två identiska i systemet.

Eftersom BOOK-IT i en mängd sammanhang redovisar information om vilken användare som utfört en viss rutin kan det vara klokt att använda förnamn, initialer eller motsvarande som beteckning, som enkelt identifierar användaren. Exempel: ingrid, annak, noak

Förnamn, Efternamn. Ange användarens för- och efternamn. Uppgifterna är obligatoriska.

Roll. Välj i listrutan Roll den grupp av användare som den aktuella användaren ska tillhöra. BOOK-IT levereras med ett antal standardroller. Om ingen roll passar, lägg upp en ny och tilldela den lämplig behörighet. Se Roller respektive Behörigheter. Uppgiften är obligatorisk.

Kontoorganisation/Enhet/Enhetsgrupp/Cirkulationsställe. Välj den kontoorganisation, den enhet, eventuell enhetsgrupp och det cirkulationsställe som användaren ska knytas till. Uppgiften är obligatorisk. Användare som arbetar vid annan än standardenheten eller -cirkulationsstället kan sedan vid inloggning bekräfta eller göra avvikelse från standardinställningen (det vill säga ta bort markeringen i kryssrutan Förvalt cirkulationsställe vid inloggningen).  Det går även att byta cirkulationsställe efter inloggning via Arkiv | Byt cirkulationsställe, vilket kan vara användbart för till exempel personal på bokbussar eller om biblioteket tillämpar funktionen för enhetsgrupper.

För en person som verkar vid mer än en kontoorganisation krävs att du lägger upp ett användarnamn för varje aktuell kontoorganisation.

Om ni tillämpar enhetsgrupper kan en användare knytas till en. Detta innbär att användaren normalt endast ser den egna enhetsgruppens enheter i fönster där listrutor för enhetsgrupper visas, till exempel Expertsök, filterinställning, Mängd exemplar, Mängd reservationer, Generera krav, Nya/Tidigare utskrifter, Fjärrlån och Statistik. En användare knuten till en enhetsgrupp kan under Arkiv | Byt cirkulationsställe byta från den egna enhetsgruppen till Inget val gjort - varvid hen ser alla enheter i ovannämnda listrutor. Motsatsen är också möjlig - en användare som normalt inte är knuten till en enhetsgrupp kan genom att byta till en grupp tillfälligt göra till exempel statistikkörningar för denna.

Kryssrutan Välj cirk.ställe vid inloggning lite längre ner i fönstret kan bockas i för användare som regelmässigt arbetar på olika enheter/cirkulationsställen, för att tvinga dessa att alltid göra ett aktivt val.
E-postadress. Ange användarens e-postadress. Du kan lägga in flera e-postadresser genom att avskilja med ; (semikolon). Adressen används till exempel vid felrapporter till systemansvariga samt vid kontakter mellan inköpsansvariga och medieleverantörer. Uppgiften är inte obligatorisk.

Telefon-/faxnummer. Ange gärna telefonnummer till den aktuella användaren. Telefonnumret används till exempel vid felrapporter från användaren till systemansvariga, samt vid kontakter mellan inköpsansvariga och medieleverantörer. Uppgiften är inte obligatorisk.

Lösenord. Skriv in och bekräfta ett lösenord. Lösenordet måste med grundinställning innehålla minst sex tecken, varav minst en siffra och minst en bokstav. Avvikelser från denna regel kan finnas. Läs mer under Systemparametrar VALID_PASSWORD_CHAR.
Undvik att välja "genomskinliga" lösenord (telefonnummer, det egna namnet baklänges, makens namn, och så vidare) som kan äventyra säkerheten i systemet. Låt gärna lösenordet bestå av en blandning av små och stora bokstäver samt siffror. Uppgiften är obligatorisk.

Förutom ovannämnda systemparameter finns de ytterligare tre för lösenordshantering och inloggning. MAX_LOGIN_ATTEMPTS styr hur många inloggningsförsök användaren har innan hen spärras. Användaren får då en bock högst upp i fönstret Användare, och måste avbockas för att kunna logga in på nytt.
MAX_LOGIN_USER styr hur många samtidiga licenser en användare kan använda. Grundinställningen är 3.
NO_PWD_CHC_BEFORE_REUSE, med grundinställnning 1, innebär att att det inte går att byta till samma lösenord utan att välja ett annat en gång.

Engångslösenord. Det är möjligt att tillämpa engångslösenord för nya användare. (Inställningen för detta görs på kontoorganisationsnivå i grunddatafönstret Organisationsstrukturer.) Om defaultanvändning av engångslösenord är vald visas kryssrutan Engångslösenord (markerad) när kontoorganisation väljs för den aktuella användaren. Detta innebär att användaren får, vid första inloggningen med engångslösenordet, ett meddelande om att lösenordet har gått ut samt en uppmaning att välja ett nytt. Efter klick på OK öppnas fönstret Inloggning. Här anges engångslösenordet samt nytt lösenord, som bekräftas i rutan under.

Giltighetstid för lösenord (PWD giltighet). Ange tiden i dagar. När tiden gått ut kommer användaren automatiskt vid inloggning att uppmanas byta sitt lösenord till ett annat.  Uppgiften är obligatorisk.

Visningsformat. Välj i listrutan Visningsformat vilket format du vill se katalogposterna i Expertsök. Välj mellan Rubrik-, MARC- och ISBD-format.

Visa fasetter.  I Expertsök finns möjlighet att visa en eller flera fasetter för filtrering av sökresultatet. Filtreringsmöjligheterna är Författare, Språk, Hylla, Medietyp och År. Använd helst högst tre variabler. 

Visa sökförslag. I Expertsök finns också möjlighet att använda sökförslag. Detta innebär att efter att du skrivit tre tecken i sökrutan visas sökförslag från BOOK-IT:s index (Interna), alternativt när sökförslag saknas visas motsvarande sökresultat från Google (Externa).

Visa lokaliserat ej återlämnat material som tillgängligt. Grundinställningen för denna kryssruta är att den inte är ibockad, vilket innebär att exemplar som har blivit lokaliserade, men inte återlämnade har en status PV Nyförvärv.
Vad det gäller Arena- och BOOK-IT PUB-användare så visas dessa exemplar med texten Ej inne. Det kan vara så att man på skolbibliotek inte har som rutin att återlämna efter lokalisering (vilket innebär att många exemplar får denna status); därför kanske användare som arbetar på skolbibliotek inte vill se denna status och därför ska ha kryssrutan ibockad. BOOK-IT PUB-användare för skolbibliotek ska i förekommande fall också ha rutan markerad, vilket innebär att exemplaren visas som Inne fastän de inte blivit återlämnade. Observera att även om man väljer att visa exemplaren som tillgängliga i Expertsök/Arena/BOOK-IT PUB så betyder det inte att de har återlämnats och kommer med på plocklistor.

Kryssrutan Fuzzy-sökning vid 0-träff är markerad som grundinställning. Läs mer om denna funktion under Expertsök.

Kryssrutan för Fuzzy låntagarsökning är markerad som grundinställning. Läs mer om fuzzy sökning under Sök låntagare.

Grundinställningen av sökfasetter och -förslag, av lokaliserat ej återlämnat material samt Fuzzy låntagarsökning kan alltid ändras av inloggad användare via menyvalet Verktyg | Inställningar eller via kugghjulsikonen i huvudmenyn.

Orderrättigheter. Klicka på Orderrättigheter... för att ge användaren rättigheter att arbeta med beställningar och leveranser med anknytning till vissa (eller alla) enhetskoder och anslag. De val du gör här ger den aktuella  användaren rättigheter att  till exempel beställa och/eller ankomstregistrera för dessa val i Inköp och Periodika. En förutsättning är att användaren dessutom har tillgång till menyalternativen.

Markera först önskad enhets- eller kontoorganisationskod i grupprutan Tillgängliga organisationer och klicka sedan på knappen högerpil för att verkställa valet. Du kan också uppnå samma effekt genom att dubbelklicka på koden. Om fler koder behövs, upprepa operationen eller markera flera med hjälp av Ctrl+klick eller Shift+klick. Om du väljer att föra över endast kontoorganisationskoden, till exempel b, innebär det att alla enheter i kontoorganisationen b blir tillgängliga för beställningar och ankomstregistreringar.

Markera sedan önskat anslag i grupprutan Tillgängliga anslag och gör enligt ovan.

Katalogiseringsmallar. Klicka på Kat.mallar... för att ge användaren rättigheter att arbeta med katalogisering i systemet. Se särskild anvisning om uppläggning av katalogiseringsmallar. En förutsättning är att användaren dessutom har tillgång till menyalternativen Katalogisera via mallar.

Markera först önskad mall/mallar i grupprutan Tillgängliga mallar och klicka sedan på knappen högerpil för att verkställa valet. Du kan också dubbelklicka på en rad i taget, eller markera flera med Ctrl+klick eller Shift+klick.

Om fler än en mall är valda för användaren kan en väljas som standardmall, dvs den mall som öppnas i katalogiseringsfönstret i första hand. Detta görs genom markering av aktuell mall samt klick på knappen Standard.

Använd listrutorna under rubriken Filter om du vill begränsa visningen av en större mängd mallar.

När alla uppgifter matats in - i fönstret Lägg till användare eller i fönstren Ändra rättigheter för order eller Katalogiseringmallar - stänger du fönstret genom att klicka på OK och lagrar sedan informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Användare.

För användare som har tilldelats orderrättigheter eller katalogiseringsmall(ar) visas ett O respektive ett K i kolumnerna längst till vänster.


Fliken Webb, allmänt:
Observera att alla inställningar här är relevanta endast för Arena- BOOK-IT PUB- eller Free-Lib-användare

FreeLib:
Logo. Fältet skall innehålla sökvägen till och namnet på den logotyp som önskas i FreeLib. Exempel: /local/bookit0/images/bibl.jpg. (Bibliotek som använder annan instans på BOOK-IT-servern ska ange motsvarande instans istället för bookit0, till exempel bookit2).

Logo url. Fältet skall innehålla adressen till den webbsida användaren når genom att klicka på logotypen i FreeLib. Adressen skrivs in enligt principen http://www.axiell.se.


Karta:
Visa karta. (Tilläggsmodul) Markera kryssrutan om sökträffar i en Arena- eller BOOK-IT PUB-användare ska länka till kartmodulen.
Inmatningsfältet URL ska innehålla sökvägen till den instans som den aktuella användaren ska visa karta för. Exempel:
http://hotel2.axiell.com/app/map/wicket/PageLocations?instance_id=se_demo1.  Se_demo1 ska bytas ut mot namnet på bibliotekets instans för kartmodulen.
Observera att  om det är företaget Wagner som har skapat kartan, så meddelar de också vilken adress som ska läggas in i det aktuella fältet.

Arena och BOOK-IT PUB, Visningsformat.
Titelsida. Välj med hjälp av listrutan vilket katalogpostformat du vill visa på titelsidan. Normalt används formatet Alma Postvisning. Innehållet i listrutan hämtas från grunddatafönstret Redigeringsformat, beskrivning.

Arena och BOOK-IT PUB
Låntagaren styr. Om du bockar i denna kryssruta så innebär det att regelverket och statistiken för reservationer och lån som låntagare med förvalt hämtställe gör i BOOK-IT PUB och Arena hamnar på den förvalda enheten.

Visa översta organisationsnivån. Bocka i denna kryssruta för Arena- eller BOOK-IT PUB användare om du vill att konto-organisationsnivån eller Enhetsgruppsnivån ska visas i beståndsinformationen. Detta är intressant endast i de fall då bestånd från olika konto-organisationer eller för enhetsgrupper redovisas.


Fliken Webb, filter:

I listrutan Standard hämtställe anger du vilket bibliotek som ska vara förinställt vid reservation i Arena om funktionen för enhetsgrupper tillämpas. Texten Inget val gjort innebär att låntagaren själv måste välja hämtställe för att reservationen ska verkställas. Om inte detta görs visas felmeddelande om att biblioteksenhet måste anges. Låntagaren kan vara knuten till ett standardhämtställe, och i det fallet är det detta hämtställe som gäller.

Tillgängliga organisationer.
I det övre vänstra visningsfönstret Tillgängliga organisationer visas alla de kontoorganisationer och enheter som ingår i installationen. I det övre högra visningsfönstret Hämställe visas de kontoorganisationer och/eller enheter som ska kunna väljas som hämtställe vid reservation i Arena och BOOK-IT PUB.

I det undre vänstra visningsfönstret Tillgängliga organisationer visas alla de kontoorganisationer och enheter som ingår i installationen. I det undre högra visningsfönstret Utökad sökning visas de kontoorganisationer och/eller enheter som ska kunna väljas i Utökad sökning i Arena och BOOK-IT PUB.Observera att konto-organisationens namn måste väljas här.

Ändra villkor för användare

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Användare...
3. Klicka på Ändra...

Användarnamn, för-/efternamn. Användarnamnet kan inte ändras, utan du måste i stället ta bort användaren och sedan lägga till en ny med den önskade beteckningen. Se Ta bort användare. För- och efternamn kan däremot ändras fritt.

Roll. Välj i listrutan Roll den nya grupp av användare som den aktuella användaren skall anses tillhöra. Om ingen roll passar, lägg upp en ny och tilldela den lämplig behörighet. Se Roller respektive Behörigheter.

Lösenord. Byt lösenord så ofta det är möjligt utan att störa verksamheten inom organisationen! Utnyttja gärna möjligheten att låta systemet kräva byte av lösenord i direkt kommunikation med användarna. Se Giltighetstid för lösenord. Det är endast användare med tillgång till menyalternativet Ändra lösenord som kan byta lösenord vid valfri tidpunkt.
För FreeLib-användare går det att byta lösenord i samband med inloggning.

Systemet bygger på att systemansvariga eller motsvarande antingen ändrar lösenorden med jämna mellanrum, eller ser till att systemet kommunicerar direkt med vissa eller alla användare om byte av lösenord.

Format, Kontoorganisation, Enhet, m fl. Du kan så snart behov föreligger och i princip utan begränsningar ändra alla övriga fält och inställningar i fönstret Ändra användarinformation. Du stänger fönstret efter dina justeringar genom att klicka på OK och lagrar den nya informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Användare.

Tips

Om biblioteket ersätter gamla automater mot nya så går det bra att återanvända befintliga användarnamn, såvida ni inte hellre ger användarnamn som speglar automatnamnet, till exempel RF1ut. Tänk på att ange rätt enhet och cirkulationsställe.

Ta bort användare

Gör så här för att ta bort användare:

1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Användare...
3. Markera den användare som skall tas bort
4. Klicka på Ta bort
5. Klicka på Spara eller OK

Inga särskilda kontroller i systemet behöver genomföras för att tillåta borttagning av en användare. Det är en enkel operation som går snabbt, under förutsättning att det inte finns kopplingar som omöjliggör borttagning. Skapa gärna en roll Inaktiv om det finns användar som inte går att ta bort.

Användare som är registrerade som avsändare i grunddatafönstret Orderregler kan tas bort först efter att denna koppling är borttagen.
Tänk på att en användare kan ha sin e-postadress registrerad någonstans i BOOK-IT, till exempel i grunddatafönstret Organisationsstrukturer, Adresser, egna eller Administration | Parameterunderhåll | Systemparametrar. Systemet ger inget meddelande om så är fallet.
 

Om användare som har lagt upp automatiska jobb under Verktyg | Automatiserade jobb tas bort så fungerar de upplagda jobben inte längre, med mindre än att en annan användare "sparar om jobben genom att uppdatera eller avaktivera och aktivera.