Funktionsbeskrivning: Import låntagare (tilläggsmodul)
Övergripande beskrivning
Med hjälp av Import låntagare kan man importera uppgifter om låntagare från ett externt system, till exempel Ladok eller ett elevregister, som ProCapita eller Extens. Detta gäller inte SPAR.
Funktioner
Biblioteket kan göra import av låntagare från ett externt system parallellt med SPAR-uppdatering. Om du har flera kontoorganisationer som du önskar importera låntagare till görs importerna i separata filer.
Om du önskar att de låntagare som du skapar för hand i BOOK-IT sedan ska uppdateras via Import låntagare, markerar du kryssrutan Låntagarimport på aktuell kontoorganisation i fönstret Administration | Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer, då blir den kryssrutan automatiskt markerad när du skapar en ny låntagare i BOOK-IT.
Det går också bra att undanta personer från att bli uppdaterade via Import låntagare genom att avmarkera kryssrutan Låntagarimport på aktuella låntagarkonton.
Namn på filerna
Filerna från det externa systemet måste vara semikolonseparerade textfiler (semikolonseparerat format), läs mer under rubriken Filens utseende. Filnamnet ska börja med ett versalt P och därefter följt av ett användarnamn som finns i fönstret Administration | Användare och är knuten till den kontoorganisation som du önskar importera registret till. Detta användarnamn får endast bestå av bokstäver. På den användaren anger du en e-postadress, dit loggfilen ska skickas när importen är klar, läs mer under rubriken Loggfil. Du kan också välja att ha löpnummer eller annat på filerna för att skilja dem från varandra. Filnamnet kan till exempel se ut såhär: Panna-01. De skiljetecken du kan använda efter användarnamnet och före löpnumret är bindestreck (-) eller punkt (.).
Påverkan på befintliga rutiner
Låntagarregistret blir uppdaterat med till exempel en helt ny elev, en ny adress eller ny klass på en befintlig elev varje gång en låntagarimport innehåller nya uppgifter .
Med personnummer som referens görs en kontroll i låntagarregistret:
- Finns låntagaruppgifterna redan?
- Har någon uppgift förändrats?
- Ska låntagaren tas bort?
Nya låntagare och ändringar på befintliga är försedda med kod 1, borttag av låntagare är försedda med kod 2.
Låntagare som till exempel har en obetald skuld eller utlånade böcker kan inte tas bort automatiskt. Däremot stämplas låntagaren med Ändringskod 2 och det går därmed att söka upp i Cirkulation | Mängd låntagare i fältet Ändringskod.
Nya klasser som kommer in i BOOK-IT via Import låntagare, registreras i fönstret Administration | Grunddata | Allmänt | Klasser och kopplas till aktuell skola.
Förberedelser
Kontakta din säljare eller Axiell Support (support@axiell.com) för att beställa modulen. Biblioteket betalar en engångsavgift (se vår hemsida för aktuell prisuppgift, under rubriken BOOK-IT Plustjänster) för att Axiell Support ska öppna modulen och hjälpa till att testa så allt fungerar som det ska inför start.
Administration | Grunddata | Organisationsstrukturer: Säkerställ att alla skolor som kommer med i elevregistret och som ska in i BOOK-IT finns registrerade här samt att de är registrerade exakt på samma sätt som i elevregistret.
Personnummer som lånekort: Om personnumret ska användas som lånekort markerar du kryssrutan Personnummer som lånekort per kontoorganisation, i fönstret Administration | Grunddata | Organisationsstrukturer.
För skolor som använder BOOK-IT
Du ska registrera nedanstående uppgifter i BOOK-IT. Nedanstående inställningar i de fyra, om alla används, grunddatafönstren ska vara gjorda innan import kan göras:
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagare Extra 1 (denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till till exempel årskurs)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagare Extra 2 (denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till till exempel nation/språk)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagarkategorier (till exempel skola: Elev och Personal)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagargrupp. Används inte!
Därefter kopplar du uppgifter från Låntagarkategori, Låntagargrupp, Extra 1 och Extra 2 i fönstret Administration | Grunddata | Cirkulation | Import låntagare med de uppgifter som kommer från det externa systemet till exempel Ladok eller elevregister från Extens eller ProCapita.
Import låntagare har fyra undermenyer, se de fetmarkerade rubrikerna nedan.
Import låntagare | Extra1: Denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till exempelvis årskurs.
Import låntagare | Extra2: Denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till exempelvis nation/språk och fältet Extra 2 i låntagarinformationen i BOOK-IT. Valet görs på kontoorganisationsnivå.
Import låntagare | Lånt. kat.: Ange vilken kontoorganisation det gäller. Ange "låntagarkategorin" från det externa systemet i fältet Kod: till exempel Elev, samt låntagarkategorin i BOOK-IT som du väljer i rullgardinsmenyn Låntagarkategori: till exempel Elev. Nu har du kopplat samman "låntagarkategorin" från det externa systemet med BOOK-IT:s låntagarkategori.
Import låntagare | Lånt. gr.: Används inte!
Låntagarkategori måste finnas i filen från det inlästa registret, för att en nyregistrering/uppdatering av låntagare ska kunna göras. Användaren som är kopplad till låntagarimporten, får en loggfil per e-post med ett felmeddelande om varför låntagaren inte kommer in i BOOK-IT, läs mer under rubriken Loggfil.
För skolor som använder FreeLib
Du ska registrera nedanstående uppgifter som ska användas i BOOK-IT/FreeLib. Inställningarna i de fyra, om alla används, grunddatafönstren ska vara gjorda innan import kan göras:
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagare Extra 1 (denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till till exempel årskurs)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagare Extra 2 (denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till till exempel nation/språk)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagarkategorier (till exempel skola: Backa, elev, Backa, personal eller bara Elev)
Administration | Grunddata | Cirkulation | Låntagargrupp (gäller bara de skolor som använder FreeLib: till exempel klass: 1a, 1b, 1c).
Därefter kopplar du uppgifter från Låntagarkategori, Låntagargrupp, Extra 1 och Extra 2 i fönstret Administration | Cirkulation Grunddata | Import låntagare med de uppgifter som kommer från det externa systemet till exempel Ladok eller elevregister från Extens eller ProCapita.
Import låntagare har fyra undermenyer, se de fetmarkerade rubrikerna nedan.
Import låntagare | Extra1: Denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till exempelvis årskurs.
Import låntagare | Extra2: Denna används inte av något bibliotek såvitt vi vet, men du kan göra en koppling till exempelvis nation/språk och fältet Extra 2 i låntagarinformationen i BOOK-IT. Valet görs på kontoorganisationsnivå.
Import låntagare | Lånt. kat.: Ange vilken kontoorganisation det gäller. Detta gäller de skolor som använder FreeLib. Ange "låntagarkategorin" från det externa systemet i fältet Kod: till exempel Backaskolan, samt låntagarkategorin i BOOK-IT som du väljer i rullgardinsmenyn Låntagarkategori: till exempel Ba elev. Nu har du kopplat samman "låntagarkategorin" från det externa systemet med BOOK-IT:s låntagarkategori.
Import låntagare | Lånt. gr.: Ange vilken kontoorganisation det gäller. Ange "låntagargrupp" från det externa systemet i fältet Kod: till exempel 1a, samt låntagargrupp i BOOK-IT som du väljer i rullgardinsmenyn Låntagargrupp:t.ex. 1a. Nu har du kopplat samman "låntagargruppen" från det externa systemet med BOOK-IT:s låntagargrupp.
Låntagarkategori och låntagargrupp bör finnas i filen från det inlästa registret när skolan använder FreeLib som personalklient, för att en nyregistrering/uppdatering av låntagare ska kunna göras. Användaren som är kopplad till låntagarimporten, får en loggfil per e-post med ett felmeddelande om varför låntagaren inte kommer in i BOOK-IT/FreeLib, läs mer under rubriken Loggfil.
För bibliotek på Axiells hotell
Filen/filerna läggs manuellt via ftp på Axiells ftp-server som heter sftp.axiell.com, eftersom ni inte kommer åt själva BOOK-IT-servern. Kontakta Axiell Support (support@axiell.com) för uppgifter om inloggning.
Det är fyra systemparametrar i fönstret Administration | Parameterunderhåll | Systemparametrar som måste ställas in innan import kan börja.
EXT_PATRON_FTP_DIR Här får det inte stå någonting. Om det står "To be changed" så måste denna text tas bort.
EXT_PATRON_FTP_HOST Här anges serverns namn, där filerna ligger.
EXT_PATRON_FTP_PWD Här anges lösenordet till ftp-inloggningen.
EXT_PATRON_FTP_USER Här anges användarnamnet till ftp-inloggningen.
Om ni har automatisk inläsning, sker inläsningen av filerna i BOOK-IT/FreeLib varje dag kl. 07:00.
För bibliotek som har BOOK-IT på egen server
Det finns fyra systemparametrar i fönstret Administration | Parameterunderhåll | Systemparametrar som måste ställas in innan import kan börja.
EXT_PATRON_FTP_DIR Här anges sökvägen till filerna som skall hämtas.
EXT_PATRON_FTP_HOST Här anges serverns namn, där filerna ligger.
EXT_PATRON_FTP_PWD Här anges lösenordet till ftp-inloggningen.
EXT_PATRON_FTP_USER Här anges användarnamnet till ftp-inloggningen.
Du kan välja ett av nedanstående alternativ.
1. Filerna kan placeras på en server någonstans i organisationen.
Eller
2. Filerna lägger du via ftp direkt på BOOK-IT-servern i sökvägen /bookit/data/bookitX/spool/spar (om ni kör ensamma i egen server är schemat 0, alltså bookit0, om det är flera bibliotek som delar server med olika scheman byter ni ut X mot siffran på ert schema).
I båda fallen hämtar BOOK-IT-servern filerna varje dag kl. 07:00. och genomför inläsningen fil för fil.
Filens innehåll
Varje post kan innehålla följande 21 fält i precis denna ordning, varav tre är obligatoriska:
· Kod, 1 för ny/ändring av låntagare, 2 för borttag av låntagare (obligatorisk)
· Personnummer – alltid 10 siffror utan bindestreck i formatet ÅÅMMDDNNNN (obligatorisk)
· Födelsedatum – alltid 8 siffror utan bindestreck i formatet ÅÅÅÅMMDD
· Förnamn – samtliga förnamn anges, max fem namn separerade med blanktecken där varje förnamn får vara max 50 tecken)
· Efternamn – samtliga efternamn anges (max 50 tecken)
· Gatuadress (max 255 tecken)
· c/o-adress – om den finns (max 255 tecken)
· Postnummer (max 50 tecken)
· Stad (max 50 tecken)
· Telefonnummer (max 50 tecken)
· Mobilnummer (max 50 tecken)
· E-postadress (max 255 tecken)
· Låntagarkategori – till exempel beteckning på skolelever (max 50 tecken) (obligatorisk)
· Låntagargrupp – till exempel klassbeteckning (max 50 tecken)
· Extra 1 (max 50 tecken)
· Extra 2 (max 50 tecken)
· PIN-kod (max fyra tecken)
· Lånekortsnummer (max 50 tecken)
· Skola/enhet (är inte implementerat i FreeLib) (max 50 tecken)
· Klass (är inte implementerat i FreeLib) (max 50 tecken)
· Personnummer, permanent – alltid 10 siffror utan bindestreck i formatet ÅÅMMDDNNNN
Skola och klass
För att en elev som är knuten till en särskild skola ska komma in via Import låntagare måste skolan vara registrerad i BOOK-IT exakt på samma sätt som elevregistret har registrerat skolan. Om skolan inte finns i BOOK-IT, kommer detta med i rapporten från Import låntagare, läs mer under Loggfil. Om klassen inte finns i BOOK-IT läggs den in i BOOK-IT och knyts till den aktuella skolan. Om klassen finns registrerad i BOOK-IT men inte är kopplad till aktuell skola, sker kopplingen vid inläsningen.Läs mer om klasser i BOOK-IT.
Permanent personnummer
När ett tillfälligt personnummer byts ut mot ett permanent ska det skickas in i detta fält, då blir låntagarkontot uppdaterat med det permanenta.
Tomma och upprepningsbara fält
Om något av nedanstående fält är tomt i importfilen, försvinner befintliga uppgifter vid en uppdatering:
Födelsedatum, för- och efternamn, gatuadress, c/o-adress, postnummer och stad.
I nedanstående fält, som går att upprepa i låntagarinformationen i BOOK-IT, skrivs inte befintlig information över med ny från importfilen. Om det redan finns:
· Ett eller flera lånekortsnummer, läggs det nya till
· En eller flera e-postadresser, läggs den nya till och blir aktiv, flera e-postadresser kan vara aktiva i BOOK-IT/FreeLib
· Ett eller flera telefonnummer, läggs det nya till
Man kan välja att skicka med personnumret som lånekort, det skrivs in i sin helhet utan bindestreck.
Filens utseende
Filen ska vara en textfil i formatet: ASCII / ISO 8859-1 (Latin-1). Vid redigering i Anteckningar /Notepad++ heter formatet ANSI.
Exempel på hur en fil som importeras ska se ut:
1;600720TF50;;Anders;Håkansson;;;;;;;anders@yahoo.se;Skola;;;;;6007205658;Åsens filialbibliotek;1A;;6007205658;
1;7002284045;;Anna;Adholmer;Östergårdsgatan 10;;123 45;Almtuna;040-13233;; alma@yahoo.se;Skola;;;;;7002284045;Luftskolan;7e;;
1;7912058547;;Anna;Gustafsson;Kirsebergs torg 1;;123 45;Almtuna;;; anna_emma@yahoo.se;Skola;;;;;; Huvudbiblioteket;1A;;
1;7703291323;;Anna;Hagelbrink;Nyg 7c;;123 45;Almtuna;;;anna_hag@gmail.se; Skola;;;;;7703291323; Huvudbiblioteket;1A;;
Varje fält skall avslutas med ett semikolon. Om data saknas i något fält anges endast det avslutande semikolonet. Varje post skall avslutas med radbyte. Det får inte förekomma tomma rader mellan posterna.
I fliken Allmänt på det nya låntagarkontot, registreras uppgifter i fältet Ändringskod till exempel 1 Ny/Ändrad.
Loggfilen
Nedan kan du se exempel på hur en loggfil kan se ut. Det felmeddelande som syns är det första i filen som stöter på patrull – det kan alltså finnas fler fel i låntagarinformationen från den inlästa filen.
Rapport från låntagaruppdatering
Personuppgifter: 1;7002284045;;Anna;Adholmer;Östergårdsgatan 10;;212 22;Malmö;040-13233;;alma@yahoo.se;Skola;;;;;7002284045; Luftskolan;7e;;
FELMEDDELANDE: Enheten finns inte
Personuppgifter: 1;7912058547;;Anna;Gustafsson;Kirsebergs torg 1;;21222;Malmö;;anna_emma@yahoo.se;Skola;;;;;; Huvudbiblioteket;1A;;
FELMEDDELANDE: Hittade inte Låntagarkategorin
Personuppgifter: 1;7703291323;;Anna;Hagelbrink;Nyg 7c;;12345;Almtuna;;anna_hag@gmail.se;Skola;;;;;7703291323; Huvudbiblioteket;1A;;
FELMEDDELANDE: Hittade inte Låntagarkategorin
Fil:/Psupport-019.txt
Antal lästa rader:9
Antal inlagd/ändrade låntagare:5
Antal borttagna låntagare:0
Antal låntagare där ej import önskas:0