Tillbaka till Grunddata

Meddelandetexter

Lägga till meddelandetexter
Skapa kopplingar mellan meddelandetexter och meddelandeformat
Ändra meddelandetexter
Ändra beteckning för meddelandetext
Ta bort meddelandetext
Lägga till meddelandetexter på ett nytt språk
Ändra layout på kvitton 
Antal rader och tecken

I detta grunddatafönster presenteras de texter och språk som finns upplagda i systemet för att hantera meddelanden och kvitton till låntagarna  Här kan du skapa nya och förändra befintliga meddelandetexter som behövs vid ditt/dina bibliotek.

Systemet levereras med en standardtext för varje typ av utskrift/utskick, som du kan välja att behålla eller ändra helt efter dina egna önskemål. Du kan fritt lägga till egna texter.

Fönstret består av trå flikar - Meddelanden, Språk och Layout kvitton.

Fliken Meddelanden använder du dels för att lägga till, ändra eller översätta meddelandetexter dels för att koppla texter till dina respektive enheter och meddelandetyper. Högst upp väljer du enhet och meddelandeformat, varefter de aktuella textdelarna som ingår i meddelandet visas i delfönstret längst till vänster. Genom att markera radioknappen för respektive textdel kan du se textnyckelnamnet i det mellersta delfönstret, och längst ner i det högra delfönstret visas var aktuell text används.

Fliken Språk kan du använda om du vill lägga till nya språk för meddelandetexter, för att därefter översätta själva texterna till dessa språk. Språken visas i låntagarinformationens Allmänt-flik, i listrutan Språk. Observera att du bör se till att alla de olika textdelarna för alla meddelande översätts, ett rätt omfattande arbete. Om översättningar saknas så visas text om att information saknas, i förekommande fall på svenska, engelska eller danska. För eget språk visas "null" om text inte översatts.

Fliken Layout kvitton används för att ändra typsnitt och storlek på kvittotexterna, samt vid behov ändra ordningen för hur de olika textdelarna presenteras.

Längst ner i fönstret finns knappen Förhandsgranska, som visar aktuell utskrift för vald Organisation och Meddelandeformat. Observera att det måste finnas relevanta avsändaradresser och kopplingar till dessa i fönstret Grunddata | Allmänt | Adresser egna för att kunna förhandsgranska de olika meddelandena. Om du vill använda meddelandeformat på konto-organisationsnivå måste det finnas adresser också för konto-organisationen.
Här kan du också förhanndsgranska meddelandeformat som inte har några egna unika meddelandedelar, till exempel Reservationslapp.

För att se förhandsgranskning på engelska eller danska måste du först byta till aktuellt språk under Verktyg | Ändra språk.

 

Lägga till meddelandetexter

Gör så här för att lägga till meddelandetexter:

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter...
3. I fliken Meddelanden: klicka på Lägg till i mellersta delfönstret Textnycklar.
4. Ge texten ett namn. Det är viktigt att namnet klart beskriver textens användningsområde.
5. Skriv önskad text i det mellersta delfönstret Ej översatta längst till höger*.
6. Klicka på Lägg till.
7. Välj Engelska i listrutan Språk under ledtexten Ej översatta.
8. Skriv in engelsk text.
9. Klicka på Lägg till och därefter på Spara.

Skapa kopplingar mellan texter och meddelandeformat

10. Välj i listrutan Organisation den kontoorganisation eller enhet som du vill koppla texter till
11. Välj i listrutan Meddelandeformat den typ av utskrift det gäller. Därmed visas de meddelandedelar som ingår i det meddelandeformat du valt.
12. Markera radioknappen för den del av meddelandet du vill byta text för, till exempel Inledning
13. Markera den text i delfönstret Textnycklar som du istället vill använda
14. Klicka på Välj för att föra över vald text, alternativt kan du dubbelklicka på rätt namn (textnyckel) eller klicka på Enter när rätt textnyckel är markerad.
15. Klicka på Spara.

Klicka på knappen Förhandsgranska så visas vald utskrift. Observera att om du till exempel vill förhandsgranska meddelandetexterna för Räkning så måste bibliotekets avsändaradress var vald under Grunddata |  Cirkulation | Adresser, egna.

Du kan också förhandsgranska genom att ta fram meddelanden i Tidigare utskrifter och se hur det blir.

Ändra meddelandetexter

Gör så här för att ändra meddelandetexter

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter
3. I fliken Meddelanden: välj önskad Organisation och Meddelandeformat i listrutorna högst upp.
4. Markera i delfönstret Meddelandedelar den text du vill ändra
5. Välj språk i listrutan Språk i det övre högra delfönstret Översatta
6. Ändra texten efter dina önskemål
7. Klicka på Uppdatera
8. Klicka på Spara eller OK

Exempel:

Du kan se vilka texter som kopplats till exempel till meddelandeformatet Reservationsmeddelande: A4. I delfönstret Meddelandedelar visas texterna för inledning, meddelande, avslutning samt ledtexter.

Om du till exempel markerar radioknappen Avslutning kan du se namnet på meddelandetexten i det mellersta delfönstret (Textnycklar). I delfönstret Översatta längst nere till höger visas var texterna visas (Text visas i format).

Textnyckel utan koppling till Organisation och Meddelandeformat

I delfönstret Textnycklar finns en textnyckel som heter Meddelande: Åldersspärr, låntagare som inte har koppling till enhet eller meddelandeformat, den är gemensam för alla och hör ihop med funktionen för Åldersspärr (aktiveras genom cirkulationsparametrarna Åldersspärr.... )
Texten kan ändras i delfönstret Översatta. Klicka på Uppdatera och sedan på Spara när du har gjort ändringar. 

Ändra beteckning för en meddelandetext

Gör så här för att ändra namn på en meddelandetext:

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter...
3. I fliken Meddelanden: markera i delfönstret Textnycklar den text du vill ändra namnet på.
4. Klicka på Ändra
5. Skriv in det nya namnet
6. Klicka på OK
7. Klicka på Spara eller OK

Ta bort meddelandetexter

Om du ska ta bort en text bör du först kontrollera delfönstret längst ner till höger "Text används i format". Om du tar bort en meddelandetext som används i systemet kommer det att visas "Informationen saknas på "svenska" i stället för aktuell text i låntagarmeddelandet.

Gör så här för att bort meddelandetexter:

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter...
3. I fliken Meddelanden
4. Markera i delfönstret Textnycklar den text du vill ta bort. I delfönstret Text används i format längst ner till höger visas om aktuell text används någonstans.
5. Klicka på Ta bort.
6. Klicka på Spara eller OK

 

Tips

Det finns inga begränsningar i gränssnittet för antal tecken eller rader när du skriver in ny text, vilket kan resultera i att texten klipps av i själva utskriften. Antal rader här nedan är testade rekommendationer, men i många fall går det att använda fler tecken och rader än vad som anges nedan. Använd knappen Förhandsgranska. 

Vad det gäller e-brev och sms-meddelanden så finns det ingen begränsning i BOOK-IT. Observera dock att om ett sms totalt innehåller fler än 160 tecken så delas meddelandet upp i flera sms vilket ger ökade kostnader. Dock finns det operatörer som inte godkänner fler än 160 tecken. Huvuduppslag visas med 30 tecken, dock inte i reservationsmeddelanden där det är obegränsat antal tecken..

Lägga till meddelandetexter på ett nytt språk

Gör så här för att lägga till ett nytt språk i Meddelandetexter :

1. Välj Administration.
2. Välj Grunddata | Cirkulation | Meddelandetexter
3. Välj fliken Språk
4. Klicka på Lägg till.
4. Skriv in ett språk i fältet Språk
5. Ställ markören i fältet Beskrivning och skriv in en beskrivning. Fältet är obligatoriskt
6. Klicka på OK i Lägg till-fönstret och därefter på Spara eller OK.

Gå därefter vidare med att lägga in texter på det nya språket. Observera att detta är ett omfatttande jobb!

7. Klicka på fliken Meddelanden
8. Markera den text i delfönstret Textnycklar som du vill översätta
9. Den svenska texten visas i delfönstret Översatta
10. Välj i listrutan Språk det språk du vill översätta texten till i delfönstret Ej översatta.
11. Skriv in texten här.
12. Klicka på Lägg till.
13. Klicka på Spara eller OK.

Ändra layout på kvitton

Gör så här för att lägga till en egen kvitto-layout:

Välj flik Layout kvitton
Välj Organisation och Kvittotyp i listrutorna överst. (Om kvitto saknas i här i listan så måste du först välja till detta under Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat.)
Om ni inte har ändrat layout för valt kvitto, visas en dialogruta om detta, och därefter en ny med dialogruta fråga om ny layout ska skapas för aktuell enhet. Svara Ja.

 I fönstret visas nu den medlevererade layouten.

Vissa textdelar ingår i samma grupp, till exempel Avsändarinformation, som består av avsändarens (bibliotekets) namn, adress, telefon och e-post, Låntagarinformation, som innehåller bland annat låntagarens personnummer, e-post, låntagarkategori,  Låneinformation eller Titelinformation . Dessa variabler är markerade i gult. Om du vill flytta ner eller upp en hel grupp markerar du den gula raden, som nu blir turkos och Grupp-pilarna längst till höger blir aktiva.

Klicka på pil upp eller pil ner för att flytta hela textgruppen.

Om du markerar en textdel som inte ingår i en grupp, till exempe Hämtas på (för reservationskvitto) eller Avsändares extra info så aktiveras Fält-pilarna till höger. Genom att klicka på pil upp kan du nu flytta upp den aktuella raden så att du får det överst på kvittot, om du så önskar.

Gör så här för att ändra typsnitt, storlek och stil:

Markera önskat fält.
Klicka på Ändra.

Nu öppnas ett fönster där fältets namn och grupp visas, och där det går att välja följande:

Storlek, Typsnitt, Stil (normal, fet eller kursiv), Ny rad,Justering (vänster, höger, centrerat), samt Tomma rader efter.
Klicka på OK när du är klar med ett visst fält.
Klicka på Spara när du är klar med layouten, eller när du vill kunna använda knappen Förhandsgranska.

Gör så här för att ta bort en egen kvitto-layout:

Välj Organisation och Kvittotyp i listrutorna överst
Klicka på Ta bort-knappen överst till höger. Nu försvinner den egna layouten, och aktuellt kvitto får tillbaka standard-layouten.

 

 

Antal tecken och rader som garanterat kan användas för de olika meddelandeformaten
(observera att vissa texter får innehålla fler rader/tecken. Använd gärna Förhandsgranska):

 

 

Område/typ	Text	T	R
Reservationspåminnelse A4	Inledning	80	3
	Avslutning	80	4
	Avslutning	32	2
Reservationspåminnelse E-post	Inledning	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
1:a påminnelse A4	Inledning	80	3
	Avslutning	80	4
	Avslutning	32	2
1:a påminnelse E-post	Inledning	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
2:a påminnelse A4	Inledning	80	3
	Avslutning	80	4
	Avslutning	32	2
2:a påminnelse E-post	Inledning	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
3:e påminnelse A4	Inledning	80	3
	Avslutning	80	4
	Avslutning	32	2
3:e påminnelse E-post	Inledning	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
Räkning A4	Inledning	50	4
BG	Avslutning	85	4
PG	Avslutning	45	9
Ingen	Avslutning	85	3
	Betalningstext	20	1
Räkning E-post	Inledning	70	3
	Meddelande	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
Räkning XML	Meddelande	30	3
Räkningspåminnelse A4	Inledning	50	4
	Avslutning	80	2
	Betalningstext	20	1
Extern inkasso A4	Inledning	46	1
	Avslutning	50	2
Restkravlista A4	Avslutning	70	1
Kvitto omsättning, kort kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	2
	Text 3	35	10
Kvitto omsättning, långt kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	10
Kvitto utlån, kort kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	2
	Text 3	35	10
Kvitto utlån, långt kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	10
Kvitto återlämning, kort kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	2
	Text 3	35	10
Kvitto återlämning, långt kvitto	Text 1	35	10
	Text 2	35	10
Reservationsmeddelande A4	Inledning	80	1
	Meddelande	80	2
	Avslutning	80	4
Reservationsmeddelande E-post	Inledning	70	1
	Meddelande	70	4
	Avslutning	70	10
	Angående	70	1
Reservationsmeddelande SMS	Meddelande	obegränsat
Nyhetsinfo E-post	Inledning	70	1
	Meddelande	70	2
	Avslutning	70	3
Övertidsvarning E-post	Meddelande	70	3
	Avslutning	70	3
	Angående	70	1
Övertidsvarning SMS	Meddelande	40	1

 

 

Avsändaradress för till exempel reservationsmeddelande och krav på A4 ska du inte skriva in i Meddelandetexter om du skapat kopplingar i grunddatafönstret Adresser, egna.

Betalningsmottagare och postgiro på räkningsblanketter skriver du inte in här, utan på enhetsnivå i grunddatafönstret Organisationsstrukturer.

Texter på order från inköps- och periodikamodulerna skriver du inte in här, utan dessa skrivs in för respektive leverantör i grunddatafönstret Leverantörer. Där skriver du även in texten för förseningspåminnelse för periodikamodulen. 

Meddelandetexterna till Postens e-brevskriver du inte in här. Kontakta Posten ePP.

Tillbaka till Grunddata