Årskörning
Rutinen Årskörning ger dig möjlighet att på ett enkelt sätt lägga upp ny årsvis information för posterna i periodikamodulen samt automatiskt generera utgivningsplaner för dessa.
Börja med att se till att du har fått eller behövt skapa katalogposter för kommande år.
Gör så här för att skapa ny årsvis information för posterna i periodikamodulen:
Årskörningen skapar ny årsvis information för alla poster med aktiva prenumerationer.
Öppna fönstret Årskörning under menyalternativet Periodika.
Ange det år du vill skapa ny årsvis information för, till exempel 2020, i fältet Nytt år.
Om du vill att uppgifter från tidigare år ska kopieras anger du det år som ska kopieras ifrån i fältet Från år. Fälten som då kopieras automatiskt är Beställt belopp och Valuta. Om du har lagt uppgifter om pris (som finns per titel i periodika-modulen) och prenumerationerna är betalda, kan du markera kryssrutan Faktura betald.
Systemet söker automatiskt efter nya årgångsposter för det år du skapar årsvis information för och kopierar in dessa posters katalog-id.
Om du markerat Faktura betald ska du även ange det budgetår som prenumerationerna ska belasta.
Om du samtidigt vill generera utgivningsplaner för tidskrifterna kommande år så markerar du kryssrutan Generera utgivningsplaner och välj om du ska Utgå från regelverk eller Utgå från föregående år.
För att utgivningsplanerna ska bli automatiskt genererade måste följande kriterier vara uppfyllda:
1. Att det finns en utgivningsplan för tidskriften föregående år.
2. Att det finns en prenumeration kopplad till tidskriften.
3. Att numreringen börjar på 1, enligt regelverket, till exempel: 2020:01 till 2020:10
De tidskrifter som inte har fått en utgivningsplan genererad enligt ovanstående kriterier, kan du söka fram i fönstret Förvärv | Periodika | Prenumeration, genom att ange aktuellt År i fältet Saknar utgivningsplan.
Om du väljer Utgå från föregående år visas fältet Antal dagars justering . Där anger du vilken förskjutning i veckodagar det kommande året innebär, dvs oftast en dag, förutom vid skottår då det blir två dagars förskjutning. Skriv 1 eller 2.
Klicka på Starta för att sätta igång årskörningen. Du kommer att få en kontrollfråga om årskörningen skall sättas igång, och du får besked när körningen är klar.
Kontrollera resultatet i delfönstret för årsvis information i fliken Titel i Periodika | Prenumeration.
Knappen Katalog ID ger dig möjlighet att hämta in katalog-id i efterhand, om årskörningen gjordes innan årgångsposterna för kommande år lagts in i katalogen. Ange aktuellt år i fältet Nytt år samt klicka på Katalog ID.
Årsskiften i Periodika
Det är några saker du bör tänka på inför årsskiften.
Årskörning
När det kommande årets årgångsposter från BURK har kommit in i Expertsök eller ifall du behövt skapa dem själv om ditt bibliotek har Librisposter ska du göra årskörningen. Då kommer bland annat aktuella katalog-id:n automatiskt in i periodika-modulen och du kan också generera utgivningsplaner automatiskt om du så önskar.
Utgivningsplan
För att kunna ankomstregistrera tidskrifterna behöver du generera en ny utgivningsplan varje år vilket du kan göra i Årskörningen. De som inte blir genererade automatiskt kan du söka fram i fönstret Förvärv | Periodika | Prenumeration, genom att ange aktuellt År i fältet Saknar utgivningsplan och generera utgivningsplanerna manuellt.
Vid ankomstregistrering
Om posterna har en utgivningsplan från föregående år men inte innevarande kan du generera den vid ankomstregistreringen.
Under Förvärv | Periodika | Ankomstregistrering klickar du på Generera, korrigerar datum för utgivningsplanen och skriver in det första publikationsnumret för året i fältet Första utgåva.
Klicka på OK.
Läs mer utförligt under Utgivningsregler.
Prenumeration
Du behöver bara lägga till en prenumeration i periodika-modulen om du ska börja prenumerera på en ny tidskrift, eller om ett nytt bibliotek eller ny avdelning vill starta en prenumeration på en existerande tidskrift.
Läs mer under Prenumeration.
Anslagsuppföljning
Om du använder anslagsuppföljning i BOOK-IT ska du ändra systemparametern DEF_PE_BUDGET_YEAR inför nytt budgetår.
Ta bort årgångsposter
Du kan ta bort årgångsposter som är kopplade till en utgivningsperiod periodikamodulen. Det kan du göra i Katalogisera, via mallar eller i Katalogisera, fritt, men inte vid gallring av exemplar eller Mängd katalogposter.
Gallra exemplar
Du kan gallra en hel årgångs exemplar i Mängd exemplar. Du kan också gallra enstaka exemplar via Expertsök. Gallringen får genomslagskraft även i periodika-modulen, om exemplaret är registrerat från BOOK-IT 8.0, i fönstret Förvärv | Periodika | Prenumeration, fliken Prenumeration markeras kolumnen Ank. med Gallr på aktuellt exemplar.