Funktionsbeskrivning: BOOK-IT Eco

för externa räkningar. Tilläggsmodul.

Övergripande beskrivning

BOOK-IT kan integreras med affärssystem via tilläggsmodulen BOOK-IT Eco. Räkningsunderlag kan överföras direkt till externa ekonomisystem, antingen med SWE-fakturastandard eller som flatfiler. Återrapportering  görs, med automatisk hantering av lån, exemplar och räkningsinformation som resultat. Återlämningar i BOOK-IT av exemplar på räkning  genererar information till ekonomisystemet för kreditering.

Påverkan på befintliga rutiner

Ordinarie räkningsförfarande i BOOK-IT finns kvar – det går att göra inställningar för att en eller flera enheter kan använda Eco medan andra fortsätter som tidigare. Observera att om en enhet tillämpar externa räkningar så gäller det alla räkningar från denna enhet, man kan inte välja att vissa låntagare får vanliga A4-räkningar.
Läs mer nedan under Cirkulationsparametrar: Tid sedan föregående kravsteg.

Det finns dock en möjlighet att välja att kunna förhandsgranska de räkningsunderlag som ska gå i väg till det externa ekonomisystemet – och att endast godkända skickas, medan ej godkända kan tas ut som utskrifter för manuell hantering.

När externa räkningar skapas så hanteras skulderna inte alls i BOOK-IT. Betalning kan endast göras i det externa systemet och all försenings- och inkassohantering hanteras externt. Betalningarna är ett automatiserat jobb som ska ske varje dygn.

Externa räkningar visas i låntagarens skuldbild (jämför Inkasso-förfarandet).

De låntagare som har fått Extern räkning kan sökas fram i fönstret Cirkulation | Räkningar, men normalt ska ärendena avslutas genom att låntagaren betalar sin skuld varvid informationen skickas från det externa systemet till BOOK-IT. Aktuella exemplar får då status Betald räkning.

Cirkulationsparametern Räkningar, ersättningsavgift i låntagarskuld gäller inte för Externa räkningar.

Mängd exemplar:
Här kan du söka fram exemplar med status Betald räkning. Kopplingen till låntagare är borta, statusdatum visas när räkningen blev betald.
Exemplar som finns på Extern räkning kan inte gallras i Mängd exemplar.
Från exemplarposten kan gallring göras, genom att markera rutan Gallra hårt, som innebär att gallring kan göras fastän exemplaret är utlånat. 

Förberedelser

Kontakta support för att få prisuppgift för att öppna modulen.

Cirkulation | Hantera externa räkningar:
Ge behörighet till detta fönster för de roller som behöver det. Gäller om förhandsgranskning och godkännande ska tillämpas vid utskick.

Grunddata | Cirkulation | Kravtyper
Välj kravtypen Extern räkning. Ange samma ordningsnummer som för Räkning, och Inbördes ordning 1.

Grunddata | Cirkulation | Meddelandeformat
Välj Meddelandeformat Krav: Extern räkning XML

Grunddata | Cirkulation |Externt ekonomisystem.
Ställ in värden per konto-organisation alternativt för de enheter som som är aktuella för Extern räkning (samma enheter som för Cirkulationsparameter Räkning, extern, se nedan). Värdena ska fyllas i enligt anvisningar sist i denna funktionsbeskrivning.

Grunddata | Allmänt | Adresser egna
Försäkra dig om att rätt användare är valda för e-postadresstyp Ekonomi på konto-organisations-/ enhetsnivå. Det skickas e-brev till den aktuella adressen när exemplar på räkning återlämnas eller lånas om, samt om exemplar gallras.

Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer
Skriv in organisationsnummer på kontoorganisations-/ enhetsnivå i delfönstret Externt ekonomisystem, fältet Org.nummer. Denna information tas med i meddelandet till ekonomisystemet.

Cirkulationsparametrar:

• Räkning, extern. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning.
• Räkning, hantera räkningsexemplar. Ställ in parametern med värde 1 för den konto-organisation/ de enheter som önskar tillåta återlämning av exemplar på räkning. Denna parameter gäller för såväl Räkningar som Externa räkningar, och gäller samtliga återlämningaar, också s.k flygande återlämningar. Detta innebär att det inte går att låna ut ett icke-återlämnat exemplar på räkning.
• Meddelandesätt. Välj den konto-organisation/ de enheter som ska använda Extern räkning.  Ställ in parametern med värde 1 för önskade låntagarkategorier etc.
• Tid sedan föregående kravsteg. Välj den konto-organisation/de enheter som ska använda Extern räkning. Ställ in parametern med en grundregel med *****  och antal dagar. Om någon låntagarkategori, åldersgrupp Barn eller åldersklass Barn inte ska få räkning anger du värde 999 för denna/dessa låntagarkategori(er)/åldersgrupp, -klass. 

Verktyg | Automatiserade jobb

• Generera och skicka extern räkning väljs om ni inte vill sköta detta manuellt.
• Betala Extern räkning måste anges för att betalda räkningar ska hanteras/läsas in.
• Skicka återlämningar till Extern ekonomisystem måste väljas om återlämningar av exemplar på räkning tillåts. 

Administration | Grunddata | Cirkulation | Externt ekonomisystem

För att kommunikationen till ett externt ekonomisystem ska fungera måste uppgifter anges här.
Om kommunikationen sker via SWE-faktura standard så måste de fält som har asterisk-markering i Ledtext-kolumnen fyllas i. Om kommunikationen sker via flatfiler måste fälten Organisation, URL intern samt URL extern anges, samt något i fälten med  fetade rubriker.

Observera att i detta fönster kan du ange om du önskar ha möjlighet att förhandsgranska, och eventuellt förhindra, att faktureringsunderlaget för vissa låntagare skickas till det externa systemet. Bocka i rutan Godkännande krävs. 

Förhandsgranskningen görs sedan i fönstret Cirkulation | Hantera externa räkningar

 

Rutiner

Fakturan initieras från BOOK-IT när man genererat krav och efter det valt att skapa en utskrift med formatet "Extern räkning" (alternativt via det automatiserade jobbet).
BOOK-IT skickar sitt interna räkningsnummer som id och får i sin tur tillbaka ett svar från ekonomisystem med status ok om allt fungerat.

Filerna är kommaseparerade och har inte fasta positioner, de innehåller fakturahuvud (radtyp H) och fakturarader (radtyp R).

Filerna läggs på en FTP-server hos kommunen. Axiell behöver information om adress och inloggning till denna. Alternativt kan Axiell tillhandhålla FTP-server mot en avgift.

Kreditfaktura
En kreditfaktura initieras från BOOK-IT när en låntagare lämnar tillbaka ett exemplar där ersättningsavgift finns på en icke ännu betald räkning. BOOK-IT skickar då en kreditfaktura med referens till den tidigare fakturan. Kreditfakturan kommer att ha samma id som ursprungsfakturan eftersom BOOK-IT inte skapar en ny räkning utan enbart tar bort en skuld på befintlig.

Betalningstransaktionen initieras av ekonomisystemet och innehåller BOOK-IT:s interna id för att kunna ta bort betalningen. När en betalningstransaktion når BOOK-IT tolkas det som att hela räkningen är betald, dvs. BOOK-IT hanterar inte delbetalningar av en räkning.

 

Tips och goda råd

Externa räkningar redovisas inte i låntagarens skuldbild i Arena/BOOK-IT PUB.

Om kommunikationen med externt ekonomisystem är bruten visas detta vid utskrift av Räkning extern, och ett meddelande skickas till Ekonomiansvarig om detta. Exemplar på räkning kan återlämnas i detta skede. Om Extern räkning är skickad och exemplar på räkning återlämnas, och kommunikationen inte fungerar går det inte att återlämna. Dialogruta visas om anledning till att återlämning inte  fungerar.

Observera att om inställning är gjord för att godkännande krävs innan filerna går iväg till det externa ekonomisystemet, och man genererar krav samt skriver ut dessaså  ser det ut som att låntagaren fått räkningen fast man ej godkänt fakturorna. Om man t.ex. återlämnar en bok som ser ut att vara på extern räkning kommer ingen krediteringsfil att skapas eftersom man aldrig skickat fakturan till det externa ekonomisystemet.